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Acervo acadêmico digital: como se adequar as normativas do MEC e suas vantagens

Por Redator
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A transformação digital não é só no mundo corporativo, onde é necessário rever velhas práticas: o setor educacional também. A educação do futuro é disruptiva, interativa e ágil – e a administração de uma instituição de ensino precisa estar alinhada a esse novo modelo. .

Com a implantação da Secretaria Acadêmica Digital é possível ter a gestão completa dos documentos e processos educacionais de forma segura, eficiente e inovadora. Além disso, a IES para a ter o acervo acadêmico digital, atendendo o Decreto 9.235 e as Portarias 315/18 e 332/20. 

Para entender como funciona este processo inovador, seus benefícios e como se adaptar a esta realidade, acompanhe este artigo e tire suas dúvidas.

Com ele você pode:

Boa leitura!

O que é acervo acadêmico digital?

Acervo acadêmico digital é o escaneamento dos arquivos físicos das instituições de ensino superior (IES). Este processo de digitalização foi impulsionado pelo Decreto nº 9.235 e pela Portaria 315 do MEC, sendo alterado pela portaria 332/20.

O objetivo deste processo é automatizar os processos acadêmicos, tornando-os mais eficientes, agilizando as demandas e proporcionando maior segurança e controle dos documentos dos alunos.

Entenda o Decreto nº 9.235/17 e as Portarias MEC 315/18 e 332/20

Em dezembro de 2017 foi estipulado pelo MEC que as IES devem ajustar os processos e os documentos para plataformas digitais.

Esse decreto dispõe sobre:

“O exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino”.

O decreto é complementado pela Portaria 315 de dezembro de 2018, que estipula um novo prazo para implementação do acervo acadêmico digital pelas IES.

O prazo-limite de implementação do acervo pelas instituições de ensino superior é até abril de 2020.

A Portaria MEC 315 ainda confere outras imposições, que vão desde a legalidade dos arquivos até os processos de digitalização. Confira:

Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de vinte e quatro meses – ou seja, até abril de 2020, de modo que a conversão e a preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios: 

  • I – os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; e
  • II – a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

A Portaria também indica que a instituição que não estiver em dia com a manutenção do  acervo acadêmico digital de acordo com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas no documento poderá ter sua gestão caracterizada como uma irregularidade administrativa.  .

No dia 13 de março de 2020, houve uma alteração no texto por meio da Portaria 332/20 que diz:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de quarenta e oito meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:” Fonte: ABMES (Associação Brasileira de Ensino Superior)

Novo prazo para a virtualização do acervo acadêmico

Desta forma, após a alteração no texto do Art. 45 da Portaria 332/20, entende-se que novo prazo de implementação do Acervo Acadêmico Digital nas Instituições de Ensino Superior (IES) é 48 meses, ou seja termina dia 05/04/2022.

Quais instituições serão afetadas pelo acervo acadêmico digital?

De acordo com a Portaria MEC 315/18, todas as instituições de ensino superior que não tiverem se adequado ao acervo acadêmico digital serão afetadas. .

Não importando se forem instituições públicas ou privadas, as IES devem migrar seus arquivos e processos para plataformas digitais até o prazo estipulado.

Embora a necessidade de criar um projeto de acervo acadêmico digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) seja obrigação apenas para as IES de natureza privada, deixando as instituições públicas livres deste compromisso específico que é o PDI.

As instituições que não cumprirem com o Decreto correm o risco de ser acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.

Mas o que é considerado um acervo?

De acordo com a Portaria MEC 315, é considerado acervo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

São estes documentos específicos – comprovante de matrícula, histórico escolar etc. –, que devem fazer parte do acervo acadêmico digital, facilitando tanto o acesso do aluno a seus documentos como a gestão de informação da IES perante o MEC.

Ainda segundo a portaria, outros arquivos que devem fazer parte do acervo acadêmico digital incluem documentos de concepção e planejamento de cursos, programas de pesquisa ou programas de extensão.

Conheça as vantagens de um acervo acadêmico digital

A norma para implementação do acervo acadêmico digital é uma obrigatoriedade para todas as instituições de ensino superior. Porém, isso não implica algo danoso ao IES, pelo contrário!

As inúmeras vantagens da automação e digitalização de processos é vista não só para a instituição, mas também para alunos e funcionários que irão lidar diretamente com o sistema digital.

Vantagens da SeAD:

  • Matrícula digital, agilidade nos processos de matrícula;
  • Menos papel, redução no arquivamento de documentos;
  • Busca personalizada, busca indexada por padrões pré definidos pela IES;
  • Agilidade, acesso rápido aos documentos ativos e arquivados;
  • Emissão rápida, agilidade na emissão dos documentos;
  • Certificação digital; assinatura eletrônica de documentos acadêmicos.

Vantagens para o aluno:

  • Facilidade no acesso a documentos;
  • Consultar documentos e informações on-line;
  • Diminuição de custos com impressão de documentos; e
  • Redução no tempo de espera por documentação e certificados.

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Como se preparar e fazer a transição para o digital

Para realizar a migração para o acervo acadêmico digital é preciso contar com uma empresa que tenha experiência nesta área.

Trata-se de uma demanda alta, que exige agilidade no processo de instalação e até mesmo treinamento dos profissionais que irão atuar com a plataforma.

Nesse sentido, busque uma empresa que possa contemplar toda a digitalização desse acervo de forma segura e eficiente, como o Ábaris.

Conheça o Ábaris SeAD: para Instituições de Ensino Superior

SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) é uma solução efetivamente focada em Instituição de Ensino Superior que cuida desde os documentos da matrícula, passando pela vida acadêmica do aluno e do diploma digital. A solução garante a gestão documental do acervo acadêmico, cuidando dos documentos dos alunos, professores, coordenações de curso, dos cursos, da mantida e da mantenedora.

Para os alunos, garante um processo de matrícula ágil e disponibilização de requerimentos online. Para a SeAD, facilita a organização e acesso aos contratos educacionais de forma digital, como também apoia o fechamento do diário de classe, nos prazos estabelecidos pelo MEC, e a expedição do diploma digital. 

A SeAD integra a todos os ERPs do mercado e oferece para a Instituição de Ensino Superior o que o sistema acadêmico não faz. 

Só SeAD oferece know how e consultoria CONSAE, garantindo implantação rápida e certificação digital institucional sem custo adicional.

Agora que você já sabe como é importante manter a automação dos processos digitais com alta tecnologia, lembre-se sempre de buscar uma empresa séria para atender às necessidades da sua equipe!

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