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Ábaris Digitalização de documentos

Tudo sobre digitalização de documentos para sua empresa

Por Redator

Libera espaço físico, otimiza o tempo operacional e garante a segurança das informações. Essas são algumas vantagens indiscutíveis da digitalização de documentos. Se você tem dúvidas de como digitalizar um documento de maneira confiável na sua empresa, saiba que esse processo envolve algumas etapas específicas.

Além disso, existem alguns erros clássicos que precisam ser evitados, como a indexação incorreta da papelada. Pensando nisso, preparamos este conteúdo que explica como funciona a digitalização, quais os principais benefícios e como fazê-la em conformidade com as normas legais. Continue a leitura e veja como a ferramenta certa pode ajudar!

O que é digitalização de documentos para empresas

A digitalização de arquivos é o processo de transformação de documentos físicos em arquivos digitalizados. Essa técnica de conversão é executada a partir de scanners ou outros dispositivos móveis como celulares, por exemplo, e esses documentos, em geral, ficam armazenados em um computador ou em dados na nuvem.

A organização de arquivos é fundamental para garantir a eficiência operacional de uma empresa. Se os documentos estiverem disponíveis somente em formato físico, a localização pode demandar mais tempo dos colaboradores. Além disso, um erro no manuseio de um documento pode ocasionar a perda de informações cruciais.

Nesse sentido, o procedimento de digitalização garante toda a segurança que os dados importantes exigem. Isso porque as empresas de armazenamento em nuvem estão cada vez mais preocupadas em desenvolver sistemas de segurança de dados. No entanto, é preciso encontrar o parceiro certo para explorar ao máximo os benefícios do método.

Por que digitalizar documentos

Fazer a digitalização de documentos é algo que vai mudar bastante a rotina da sua empresa. Esse processo libera o espaço antes ocupado pelos documentos físicos, deixa a rotina corporativa mais organizada e melhora o acesso às informações. Se você ainda tem dúvidas de que vale a pena fazer esse procedimento, veja as vantagens a seguir:

Liberação de espaço físico

Uma grande quantidade de arquivos ocupa muito espaço, o que pode ser um desafio para a sua empresa e um entrave à sustentabilidade. Com a digitalização, é possível liberar os locais antes ocupados pelos repositórios desses documentos e dar novos usos a esses espaços, otimizando também a gestão de documentos.

Além de deixar o dia a dia mais fluido, a digitalização é uma prática sustentável, pois ajuda a controlar o desperdício de papéis impressos. Outra vantagem é a redução de custos, pois evita o desperdícios de recursos com impressão e armazenamento.  

Acesso à consulta facilitado

Organização é uma palavra-chave em qualquer processo empresarial. Você costuma demorar para localizar um arquivo e acaba perdendo tempo para outras atividades da sua empresa? A digitalização de documentos ajuda a solucionar esse problema, garantindo a agilidade nas buscas e o acesso facilitado sempre que necessário.

Em plataformas digitais, os arquivos ficam disponíveis online para os usuários autorizados. Assim, por meio de login e senha, os colaboradores da empresa poderão acessar os documentos sem precisar se deslocar até um depósito de arquivos. Com isso, as equipes ganham tempo e autonomia para dar continuidade aos trabalhos.

Otimização de tempo

A praticidade é outra palavra de ordem quando falamos em digitalização de documentos. Devido à facilidade para consultar a papelada, a instituição ganha mais eficiência e rapidez nos processos. Como sabemos, tempo é dinheiro. Portanto, quanto mais otimizada for a rotina, melhor para o rendimento do negócio.

Precisamos lembrar ainda que os arquivos físicos podem ser difíceis de categorizar, devido ao volume de informações em questão. Ao digitalizar os documentos, fica mais fácil ordenar todos os dados importantes e categorizá-los conforme as suas especificações. Esse processo, como vimos, facilita também a localização.

Segurança da informação

Uma das maiores vantagens do procedimento de digitalização é a segurança dos dados, especialmente aquelas informações mais sensíveis e sigilosas. As empresas que oferecem esse serviço de armazenamento em nuvem estão cientes dessa necessidade e, por isso, preocupam-se cada vez mais em desenvolver sistemas completos de segurança de dados.

Integração de dados

O processo de digitalização de documentos centraliza a base de dados ativos e antigos para fins de comparação com mais agilidade. Bastam alguns toques no teclado para localizar de imediato aquelas informações que você precisa. Já no caso de um arquivo de documentos físicos esse processo demandaria uma busca extensa e exaustiva.

Como digitalizar documentos de forma rápida 

É preciso respeitar o cumprimento de alguns passos para digitalizar um documento de forma rápida e bem-sucedida. Cabe ao administrador organizar esse processo junto de sua equipe e seguir corretamente cada etapa. Entenda a seguir todos esses estágios.

Etapas e tecnologias para digitalização de documentos

Vamos ao passo a passo do procedimento.

Organização

Esta etapa envolve a coleta dos documentos que serão digitalizados. Planeje esse processo de acordo com as demandas da sua empresa. Você deve definir se os arquivos serão guardados na nuvem ou em servidores físicos, por exemplo. Também é preciso definir como a entrada desses arquivos será feita e quem obterá permissão para acessá-los na plataforma digital.

Preparação

A preparação é uma etapa classificatória. Depois de planejar o processo de digitalização, o segundo passo é categorizar os documentos conforme os diferentes setores. Assim, fica mais fácil localizar os arquivos antes de passá-los pelo scanner. Lembre-se ainda de que, antes de escaneá-los, é preciso fazer a limpeza dos papéis, retirando grampos e clipes que possam estar presos aos arquivos.

Digitalização

Esta etapa é composta pelo escaneamento em si. Os arquivos passam pelo scanner para a criação das cópias digitais. Os gestores devem ficar atentos para que os equipamentos de scanner sejam adequados às necessidades de digitalização de cada arquivo. Por isso, é importante saber qual deve ser a resolução mais apropriada.

Controle de qualidade

Depois desses três primeiros passos, é necessário checar se a digitalização foi feita no padrão especificado. Mesmo tomando os devidos cuidados ao longo do processo, não deixe de verificar se os arquivos foram digitalizados sem erros e com boa definição. Caso contrário, isso pode gerar retrabalho e prejuízo no futuro.

Indexação dos arquivos

Concluídas as fases anteriores, é hora de começar o processo de indexação dos arquivos. Essa organização pode ser feita conforme os assuntos e índices relativos aos documentos. É indicado ainda salvar cópias dos registros de acordo com a data e o grau de relevância.

Disposição dos arquivos em plataformas

Esta etapa serve para facilitar a consulta dos documentos posteriormente. Os documentos digitalizados ficarão disponíveis em plataformas ao fim do processo. Lembre-se de que os usuários precisam ter a devida autorização para abrir os arquivos, de forma que o acesso às pastas seja feito com segurança e rapidez.

3 erros na digitalização de documentos

Para entender melhor como digitalizar um documento de forma segura, é preciso ter cuidado com possíveis falhas na hora de escanear os arquivos. A seguir, listamos os 3 erros mais comuns no processo.

1. Indexação inadequada dos documentos

Um erro clássico na digitalização de documentos é a ausência de clareza na classificação dos arquivos, que podem ter sido indexados em categorias desnecessárias. A indexação inadequada dos arquivos no sistema faz com que os funcionários percam muito tempo procurando uma informação importante.

Para evitar essa falha, crie um padrão para a classificação e a nomeação de todos os tipos de arquivos de documentos mais utilizados. Mantenha sua equipe informada sobre essas normas e lembre-se de sempre repassar essas informações aos novos colaboradores.

2. Digitalização por conta própria

Avalie as falhas que podem aparecer se você escolher executar a digitalização com recursos próprios, em vez de buscar uma solução adequada para esse serviço. Em termos de custo-benefício, vale muito mais a pena contar com um parceiro especializado, já que esses fornecedores detém a metodologia, processos estruturados  e as ferramentas certas para as necessidades de digitalização da sua empresa.

3. Ausência de controle de qualidade

Vimos que o controle de qualidade é peça-chave no processo de digitalização de documentos. Na pressa, muitos gestores acabam pulando essa etapa e cometendo erros que trarão prejuízo no futuro. Para conter esse risco, verifique de imediato se os arquivos foram digitalizados da maneira esperada, com boa resolução e legibilidade.

Digitalização de documentos com certificação digital

Os documentos com certificação digital são aqueles que constam com assinaturas digitais certificadas por uma Autoridade Certificadora (AC). É esse processo que atesta a validade do documento. Para que a assinatura seja considerada legítima, ela deve preencher os requisitos de integridade, autoria e não repúdio – este último impede que o autor rejeite a autenticidade do documento.

A integridade e a autoria são asseguradas por uma chave criptográfica, isto é, uma ferramenta que codifica uma informação para que apenas o emissor e o receptor possam compreendê-la. Assim, qualquer alteração que for feita no documento original cancelará a validade do documento. Por isso, a digitalização desse tipo de documento requer cuidados extras.

Em março de 2020, foi promulgado o Decreto nº 10.278/2020, que define regras e requisitos técnicos para a digitalização de diferentes documentos, sejam eles públicos ou privados. Seguindo essas determinações, tanto empresas jurídicas quanto pessoas físicas podem otimizar o processo de gestão dos documentos, conferindo a eles a mesma validade jurídica da documentação física.

Entenda a Lei de Digitalização de Documentos Públicos ou Privados

Os documentos com certificação digital devem ser emitidos por instituições credenciadas junto ao Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), conforme as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como vimos, é isso que atesta a validade jurídica do documento.

Após a digitalização, que funciona como uma identidade virtual, o documento com a assinatura digital poderá ficar armazenado em um servidor ou em um dispositivo. Segundo a Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, as assinaturas eletrônicas passam a ser divididas em três espécies: simples, avançada e qualificada.

As assinaturas digitais se enquadram na categoria qualificada, podendo ser consideradas o tipo de assinatura eletrônica mais segura nos dias de hoje. É por isso que diversos órgãos públicos aceitam apenas essa modalidade de assinatura.

Vale lembrar ainda que documentos assinados à mão e escaneados em formato que permite a certificação digital também têm sua validade jurídica atestada, desde que cumpram os requisitos de integridade, autenticidade e registro.

Para que esse processo ocorra de forma rápida, prática e segura, o ideal é contar com um software de automação que permita certificar as assinaturas dentro da própria ferramenta. Dessa forma, a digitalização de documentos ganha máxima agilidade e transparência, evitando falhas e otimizando a rotina no escritório.

Faça a digitalização de documentos em sua empresa com o Ábaris

Até aqui, você certamente já percebeu o quanto a digitalização de documentos é vantajosa para a sua empresa, aliando economia de recursos e melhor aproveitamento do tempo. Vimos também que estar assessorado por uma boa ferramenta de automação é fundamental para garantir a segurança nesse processo.

Contando com uma plataforma de digitalização, você poderá usufruir dos benefícios de redução de custos, da facilidade de acesso à consulta, da liberação de espaço físico e da otimização de tempo com uma solução inteligente. O Ábaris é imbatível nessa missão, representando a ferramenta mais adequada à digitalização e gestão de documentos no seu negócio.

Essa plataforma de gerenciamento apoia as organizações que desejam acelerar os seus processos, eliminando a necessidade de papel e reduzindo o trabalho manual. Com o Ábaris, você pode trabalhar mais rápido, gerenciando um volume crescente de informações sem a necessidade de contratar novas equipes.Tem interesse na solução? Fale com um especialista Ábaris e automatize seus processos de forma inteligente!