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Assinatura Digital: descubra o que é, como funciona e as vantagens

Por Laiza Santos

Em um ambiente corporativo com um grande fluxo de documentos, recolher assinaturas de mão em mão pode se tornar um grande desafio. Ainda mais com a nova realidade em que vivemos, com pessoas trabalhando em diferentes partes do mundo, a única solução seria enviar tais documentos por e-mail. Mas como autenticar e proceder com a assinatura no meio digital?

A partir dessa necessidade, há uma solução: assinatura digital. Uma tecnologia utilizada para a autenticação de documentos eletrônicos, otimizando assim os processos internos em diversas organizações.

Neste artigo você vai ver:

  1. Tipos de assinatura digital e eletrônica: saiba a diferença
  2. Vantagens da assinatura digital
  3. Como assinar digitalmente
  4. Suporte legal: Medida Provisória nº 2.200-2/2001
  5. Sistema de assinatura digital: como escolher um?
  6. Assinatura digital para IES

Tipos de assinatura digital e eletrônica: saiba a diferença

Muitas pessoas utilizam os termos assinatura digital e assinatura eletrônica como uma única expressão, mas apesar de atuarem no mesmo âmbito, existem algumas diferenças entre elas. 

É fundamental entender bem as categorias de assinatura, para assim escolher a que melhor se encaixa na sua organização e avaliar qual delas trará mais vantagens para os seus processos.

Assinatura digital

As assinaturas digitais são modalidades de assinaturas eletrônicas. Podemos dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica pode ser considerada uma assinatura digital. As assinaturas digitais precisam de um certificado que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC). Somente assim, o documento terá sua validade atestada.

Esse método substitui a assinatura física e elimina a necessidade de produzir uma versão em papel do documento assinado. Com o uso de uma plataforma específica para esse fim, a assinatura digital pode ser realizada on-line, e o mesmo documento é enviado às partes interessadas, que recebem o arquivo e podem assinar digitalmente em dispositivos como tablets ou smartphones.

Uma assinatura digital legítima deve preencher estes três requisitos: integridade, autoria e não repúdio. A integridade e a autoria são asseguradas a partir de uma chave criptográfica, ou seja, uma ferramenta que codifica uma informação para que apenas o emissor e o receptor sejam capazes de compreendê-la.

Para que isso seja possível, é necessário estabelecer uma ligação entre o documento e o autor da assinatura. Dessa forma, qualquer alteração no documento original cancela a validação do documento. O terceiro requisito, o não repúdio, implica no impedimento de o autor rejeitar a autenticidade do documento.

Assinatura eletrônica

As assinaturas do tipo eletrônica se referem às formas que podem ser usadas para validar um documento ou reconhecer uma pessoa. Um exemplo de assinatura eletrônica é o escaneamento de uma rubrica feita à mão. Outro caso são as senhas usadas para fazer login em sistemas. 

A autenticação por biometria, a firma digitalizada e o reconhecimento de IP (Internet Protocol) relacionado aos e-mails também são tipos de assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica precisa atender a três condições básicas, são elas:

  • Integridade: assegura que o documento não foi alterado;
  • Autenticidade: permite reconhecer o autor por meio de uma chave individual;
  • Registro: fornece dados de quando e como foi feita.

Esse tipo de assinatura é bastante utilizado em documentos habituais, que não apresentam elevado grau de risco para as empresas. Essa ferramenta possui validade jurídica e tem a mesma equivalência de uma assinatura física em papel, de próprio punho.

A tecnologia utiliza a criptografia, o que garante a segurança do documento e vincula uma certificação de equivalência ao documento assinado manualmente, dando ao processo autenticidade e praticidade.

Por meio da assinatura eletrônica digital, a empresa elimina muitos processos manuais na coleta de dados e acelera o processo burocrático e a gestão de documentos.

Além disso, a assinatura permite ainda a redução de custos em remessas postais e simplifica a formalização dessas certidões. A assinatura eletrônica de documentos possui ainda validade legal garantida pelo artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil e declara veracidade jurídica em relação aos assinantes nas declarações que constam nos documentos em forma eletrônica.

Em resumo, a assinatura eletrônica pode ser entendida como um conjunto, ao qual a assinatura digital pertence, do mesmo modo que os demais tipos de assinatura online.

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Vantagens da Assinatura Digital

A rotina de uma empresa que atua com muitos documentos é, sem dúvida, bastante minuciosa. Essa burocracia de impressão, escaneamento e envio de certidões para assinatura das partes torna o processo muito lento, atrasando a resolução dos problemas e, muitas vezes, gerando alto custo de manutenção dessa prática.

A assinatura digital permite desburocratizar esse processo, tornando-o mais ágil e simplificado por meio de tecnologia. Além disso, as assinaturas digitais podem ser realizadas entre pessoas físicas ou jurídicas, justamente por possuir validade perante a lei.

Uma empresa que opta por investir em assinatura digital entende que essa é uma aplicação capaz de reduzir os custos operacionais, aperfeiçoar os processos da organização e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Essa ferramenta permite ainda a transparência junto aos acionistas da organização, que podem controlar todos os passos dos processos que envolvem os documentos da empresa.

Outras vantagens da assinatura digital são:

Otimização de Processos

Com a utilização de documentos eletrônicos, a tramitação dos documentos e a coleta de assinaturas é muito mais rápida e eficaz com a assinatura digital. Eliminando a necessidade de envio dos documentos por transportadoras ou correios e a autenticação nos cartórios, as organizações ganham mais otimização nos seus processos. 

O tempo de espera para a formalização dos documentos cai consideravelmente.

Veja o case da Multivix, Instituição de Ensino Superior  que economizou tempo e dinheiro digitalizando todos os seus fluxos de contratação

Redução de Custos

Ao reduzir o uso de documentos impressos você reduz também os custos com a aquisição desse material e com tudo relacionado ao seu uso, como as despesas com toners, pastas e envelopes, energia elétrica para impressão e escaneamento e espaço físico para armazenamento. Não há, também, mobilidade e controle completo na tramitação em papel, o que limita a produtividade, a eficiência e o nível de proteção das informações. Tudo isso implica em custos para a organização.

Sustentabilidade

Segundo o The World Counts, 50% dos resíduos das empresas são compostos por papel. Adotar documentos eletrônicos com assinaturas digitais, é colaborar ativamente na redução de gastos e desperdícios de papéis. Hoje, muitas empresas já estão adotando a cultura paperless nos seus processos. 

Segurança e compliance

A assinatura digital é a ferramenta que proporciona a segurança e conformidade jurídica da documentação que tramita no ambiente virtual. Assinar documentos digitais é mais seguro, pois a criptografia aplicada reduz a chance de violação de dados e, mesmo que isso aconteça, é possível identificar o acesso indevido e rastreá-lo. Isso ainda permite que a empresa esteja em compliance com as regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Melhor para seus clientes

Consumidores adoram facilidades e soluções que atendam às suas necessidades. Com um sistema de assinatura digital, a experiência do cliente também é impactada porque os processos de venda e contratação, entre outros, são menos burocráticos.

Valor jurídico

Não é somente a medida provisória nº 2.200-2/2001 que assegura a validade jurídica dos documentos assinados por via eletrônica

Na prática, muitos segmentos têm órgãos regulatórios específicos, que também orientam e asseguram as melhores práticas quanto aos procedimentos envolvendo assinaturas digitais.

Case de sucesso: como a BHG iniciou o fluxo de documentos entre os setores

Como assinar digitalmente

Na maioria das empresas que ainda não atuam com a tecnologia da assinatura digital, a rotina comum para um documento requer sua impressão, assinatura de uma das partes, envio às demais partes via postagem ou por e-mail, por meio de um scanner. 

Esse processo tende a demandar mais investimento financeiro com impressões, postagens e, até mesmo, o reconhecimento legal das assinaturas. Caso a organização em questão atue com muitos contratos e vias para signatários, o valor investido nesse processo pode ser muito alto, gerando um gasto desnecessário.

A tecnologia da assinatura digital permite armazenar de maneira segura todos os contratos, selecionar os e-mails dos futuros signatários e enviar o documento de forma segura de qualquer lugar, tornando o processo manual obsoleto.

Como é a assinatura digital na prática:

  • Cada signatário recebe um link único com chaves criptográficas, garantindo segurança para assinar o documento. A assinatura pode ser feita por computador, smartphone ou tablet, de maneira muito simples e prática;
  • Em seguida, na própria plataforma existe uma tela onde é possível, de forma segura e legal, assinar digitalmente qualquer documento. 

Assim, o processo de assinatura economiza tempo e otimiza a gestão. Muitos contratos podem ser assinados em um curto espaço de tempo, diferentemente do modo tradicional.

Suporte legal: Medida Provisória nº 2.200-2/2001

A assinatura digital tem validade jurídica por meio do artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil e declara veracidade jurídica em relação aos assinantes nas declarações que constam nos documentos em forma eletrônica.

É importante que a gestão se certifique que tipo de investimento será feito. A assinatura digital já é um processo reconhecido e muito utilizado mundialmente, justamente por facilitar processos desde a área jurídica até a administrativa, bem como também a demanda comercial de compra e venda.

Ter respaldo legal nesse processo garante que, além de uma imagem de profissionalismo para a empresa em questão, haja também tranquilidade entre as partes envolvidas nos processos documentais.

Sistema de assinatura digital: como escolher um?

O primeiro passo é sempre avaliar as necessidades reais do seu negócio. A transformação digital traz vantagem competitiva tanto para empresas B2B quanto B2C, mas antes de qualquer investimento, é preciso ter assertividade.

Outro ponto importante é pesquisar as soluções e as empresas que as oferecem. Busque saber da credibilidade junto a antigos clientes, veja avaliações on-line e cases de sucesso.

Em se tratando de tecnologia é crucial saber o que uma empresa oferece em termos de suporte técnico aos clientes. Atendimento remoto? Presencial? Semanal? 24 horas? Esses detalhes farão a diferença para possíveis ocasiões em que a sua organização precisará de suporte.

Por fim, avaliar o quanto de automação, eficiência operacional e segurança você ganhará com a solução escolhida. Quais frentes a ferramenta abarca? Tem criptografia de ponta a ponta? 

Após todas as avaliações não hesite em investir em um sistema que transforme a forma como a sua organização trabalha. Os benefícios serão aprovados imediatamente por suas equipes e também clientes.

Assinatura digital para IES

Se a sua organização for uma Instituição de Ensino, ela também pode se beneficiar da assinatura digital.

O portal de assinatura se faz necessário para que a IES possa de forma simples, rápida e segura realizar e coletar assinaturas em documentos. A principal utilização do portal de assinatura em um processo de matrícula, por exemplo, será para a construção do contrato de prestação de serviço educacional. 

Entretanto, vale lembrar que o contrato de prestação de serviço educacional não possui forma definida em lei. Por isso, podemos pensar em diversas alternativas, inclusive nas que não utilizem um portal de assinatura.

O principal ganho de se ter um assinatura digital nas IES é conseguir que de forma simples e rápida as partes envolvidas possam assinar o documento. Não podemos ter um documento em meio digital sem que o mesmo esteja devidamente resguardado por um certificado digital.

Ábaris: uma solução completa em sistema de assinatura digital

Quando o assunto é gestão estratégica da informação em empresas, o Ábaris desponta como uma das plataformas de assinatura digital mais completas do mercado nacional. 

Isso porque a solução combina assinatura digital e um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, numa plataforma 100% digital e fácil de manusear. 

É uma ferramenta que pode ser personalizada de acordo com a necessidade do cliente, promovendo um melhor desempenho e resultados positivos tanto para a empresa quanto para os envolvidos, até mesmo os clientes.

O Ábaris possui uma plataforma segura e rápida, possibilitando que documentos sejam assinados com muita facilidade de qualquer dispositivo e sem qualquer preocupação.

Unindo a gestão eletrônica de documentos à ferramenta de assinatura digital, o Ábaris fornece a melhor opção do mercado em tecnologia de gestão em documentos, transformando os processos e facilitando o dia a dia de colaboradores e clientes.

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