ECM: saiba o que é, como funciona e por que a sua empresa deve usar

Muito além de apenas uma tecnologia ou metodologia, o ECM (Enterprise Content Management), traduzido como gestão de conteúdos empresariais, combina uma série de estratégias, ferramentas e métodos fundamentais no que diz respeito aos processos que compõem uma organização, como gerenciamento, captura e armazenamento de documentos.

Talvez você esteja se perguntando: mas não é exatamente a mesma coisa que gestão eletrônica de documentos (GED)? Na verdade, o ECM é uma evolução do sistema GED, fazendo com que os processos se movimentem de maneira mais ágil.

Apenas converter esses documentos para o formato digital não é o suficiente, sendo assim, é necessário contar com uma ferramenta mais completa e que organize e armazene informações importantes para o bom funcionamento dos processos de uma empresa.

Neste post, abordaremos os principais benefícios, etapas e como escolher um modelo de ECM mais adequado para a sua empresa. Acompanhe!

O que é e como funciona o ECM?

O ECM (Enterprise Content Management), caracteriza-se como o conjunto de métodos, estratégias e ferramentas utilizados na gestão, coleta, medição e armazenamento do fluxo de informações de uma empresa. Ou seja, é o gerenciamento de todos os fluxos e tipos de conteúdo que compõem uma empresa, tais como planilhas do Excel, documentos do Word, imagens e arquivos PDF.

Hoje, as soluções de ECM estão cada vez mais completas, indo muito além da digitalização, armazenamento e recuperação de arquivos. Assim, o ECM é um sistema muito amplo, auxiliando desde a otimização dos processos de uma organização até a potencialização de ações e tomadas de decisões.

Com essa metodologia, é possível reduzir possíveis falhas e garantir maior produtividade nos processos organizacionais. 

Agora que você já sabe o que é o sistema ECM, entenda como ele funciona na prática, a seguir.

5 etapas do ECM

O ECM funciona baseado em 5 etapas: capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdos e informações. 

Com o uso desse sistema, toda a gestão de documentos pode ser realizada de maneira segura e dinâmica. Acompanhe como funciona cada uma das 5 etapas implementadas no ECM:

1 – Captura de informações

Esse primeiro elemento do ECM está relacionado à captura de informações em diferentes formas, tais como:

• Notas fiscais;
• Relatórios;
• Faturas;
• Estatísticas;
• Prontuários;
• Contratos;
• Planilhas;
• Formulários;
• Arquivos digitalizados;
• Conteúdos online;
• Dados de aplicativos.

2 – Gestão de conteúdos 

No ECM, o gerenciamento de informações tem três tipos de classificação: 

• Conectar;

• Modificar;
• Empregar informações.

Nesta etapa do ECM, o uso de um software é fundamental, principalmente em casos de acesso à informações de maneira remota, em tempo real e de qualquer local.

3 – Armazenar

A forma como os arquivos e documentos são armazenados em uma empresa podem variar conforme o tipo de empresa. No entanto, no ECM é importante que os dados sejam armazenados em uma única fonte, padronizando os processos e evitando duplicidade.

Esse armazenamento garante a segurança das informações, além de minimizar o risco de perdas e permitir que um usuário acesse sempre a versão mais recente de um documento.

Pastas com diferentes tipos de acesso e hierarquias de documentos e informações auxiliam no armazenamento.

4 – Preservar

É de extrema importância garantir que as informações estejam protegidas e sejam armazenadas com segurança. 

Para assegurar que isso seja possível, é importante que os dados tenham senhas de acesso, assim como criptografias e autenticação de dois fatores e demais etapas de segurança.

5 – Controlar

No controle de dados é o momento de administrar quem deve ter acesso aos dados e quais usuários podem fazer modificações nos arquivos da organização. Nesse período, os gestores também precisam controlar de que forma os dados podem ser compartilhados e alterados. 

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Softwares de ECM

Os softwares de ECM podem ser usados para integração a outros sistemas e facilitar a localização de informações na sua empresa. Os programas são capazes de gerenciar o ciclo de vida dos conteúdos e dos documentos do seu negócio. As ferramentas ainda possibilitam o gerenciamento das informações com segurança. 

Uma gestão eficaz e segura associada à plataformas de Business Intelligence, BPM e Data Analytics auxilia na troca correta e segura de informações.

Além disso, vale ressaltar que um fator importante é que o software ECM reduz a dependência das empresas dos arquivos em papel. Isso impacta diretamente na produtividade e eficiência dos funcionários, já que o acesso aos documentos pode ser feito de maneira imediata e de qualquer lugar do mundo.

Qual a diferença entre ECM e GED?

Quando se fala em ECM é muito comum associá-lo ao GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. No entanto, há diferenças.

O GED é responsável por um conjunto de sistemas tecnológicos responsáveis por capturar, armazenar, processar, indexar, compartilhar e realizar o backup de documentos corporativos. Além disso, traz maior segurança aos documentos e facilita seu acesso.

Mas afinal, qual a diferença dessa tecnologia para o ECM? Vamos lá! 

Como já citamos no início deste post, o ECM é uma evolução do sistema GED, fazendo com que os processos se movimentem de maneira mais ágil.

Enquanto o foco do GED está na gestão de documentos, o ECM atua em conjunto com outras ferramentas, otimizando o gerenciamento dos processos da empresa como um todo. Vale ressaltar, também, que enquanto o GED tem como base a organização de acordo com cada departamento, o ECM tem uma organização global. 

Veja a seguir mais diferenças entre ambos:

• O ECM permite o gerenciamento de diferentes tipos de conteúdo e suporte (imagens, vídeos, entre outros tipos de arquivo);
• O ECM permite a captura e leitura do arquivo por reconhecimento óptico de caracteres.

Sendo assim, o ECM é uma evolução do GED, atuando de forma mais ampla no que diz respeito às funções de uma empresa.

A importância do ECM para as organizações

O ECM é fundamental no que se refere à importância de uma boa gestão, armazenamento e compartilhamento de informações em uma empresa, além das vantagens de ter o arquivo de forma digital. 

Além disso, esse sistema serve para aprimorar a produtividade de uma empresa, tornando os processos mais eficientes e ágeis no dia a dia.

O ECM centraliza todas as informações importantes de armazenamento, acesso, edição e compartilhamento de documentos, informações e dados em diferentes formatos.

Através do ECM, os usuários da sua empresa podem:

• Encontrar documentos de maneira rápida;
• Analisar com precisão e detalhes as informações;
• Vincular os documentos em seus próprios fluxos de trabalho.

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Dados importantes sobre ECM

Caso a sua empresa ainda não tenha implementado uma ferramenta ECM, vale a pena se informar sobre alguns dados importantes de como está sendo o impacto e importância dessa plataforma no mercado.

Um estudo da Association for Information and Image Management, em parceria com o CENADEM-IPC, observou que 72% das empresas avaliam como importante o uso de tecnologias para gestão de documentos, só no Brasil. Já a nível global, a taxa é de 89%.

Outro dado importante diz respeito à economia de recursos. Segundo um estudo realizado pela World Commerce & Contracting Associations, uma má gestão de contratos pode gerar mais de 9% da receita. E com uma gestão eficiente de documentos, é possível reduzir os custos em torno de 2%.

Esses dados mostram o quanto uma boa gestão de documentos pode facilitar os processos internos de uma empresa, assim como melhorar a otimização do tempo e produtividade da equipe.

Vantagens de um software de ECM

O ECM possibilita inúmeras melhorias e benefícios no dia a dia das empresas. Acesso fácil e rápido às informações, auxílio na eficiência e conclusão dos projetos são algumas das vantagens da implementação do ECM na sua empresa.

Veja a seguir mais vantagens de implementar esse sistema no seu negócio.

Centralização de informações

Através do ECM é possível armazenar uma quantidade significativa de documentos, informações e dados, facilitando o acesso e centralização de informações, além de permitir uma estrutura mais organizada no dia a dia da empresa.

Há ferramentas de controle e mecanismos de segurança que permitem que pessoas autorizadas possam acessar os documentos sem dificuldade.

Organização de processos

A automação proporcionada pelo sistema de ECM auxilia a eliminar tarefas manuais e repetitivas, como por exemplo cópias, escaneamentos e compartilhamento de documentos físicos.

Facilidade na migração de documentos

Com o uso da ECM, é possível que a empresa realize a tramitação de documentos de maneira simples e rastreável. É possível identificar a localização e usuários no arquivo.

Redução de custos

Todas as vantagens citadas acima, como otimização do tempo e maior eficiência, associadas à redução do uso de papel, garantem também mais economia para o seu negócio.

Melhoria dos processos empresariais

O ECM ajuda a identificar possíveis falhas, gargalos e melhora os processos de armazenamento e segurança dos documentos, fazendo com que os mesmos fiquem mais organizados e padronizados.

Legislação

O Enterprise Content Management facilita ainda o atendimento às normas legislativas, principalmente no que diz respeito à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados.

A boa gestão de documentos fornece mais transparência e segurança no manuseio e controle das informações, seguindo as melhores práticas de legislação.

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Como saber se o ECM pode ser aplicado em sua empresa? 

Agora que você já conhece todas as vantagens, funcionalidades e etapas do ECM, chegou a hora de entender se essa ferramenta é adequada para a sua empresa. Sendo assim, fica o questionamento: será que uma plataforma ECM é realmente o que meu negócio precisa?

A resposta é sim! Adotar essa plataforma pode ser a virada de chave que sua empresa está precisando. Além de tornar a documentação da sua empresa mais organizada e fácil de acessar, é possível automatizar uma série de tarefas manuais e repetitivas.

Economia de tempo, de papel e ainda uma maior otimização dos processos é o que faz a diferença na hora de escolher aplicar uma plataforma ECM na sua empresa.

Como escolher um ECM para o seu negócio?

Antes de escolher uma plataforma ECM é importante atentar-se a alguns pontos importantes:

• Qual o nível de controle de acesso?
• Como é a centralização de informações?
• Qual o nível de autonomia e mobilidade?
• Quais funcionalidades estão disponíveis?
• A plataforma é segura?
• Possui assinatura digital?
• É possível integrar a outros sistemas?

Além disso, há outras funcionalidades a serem levadas em conta, tais como:

• Visualização de documentos sem a necessidade de download do arquivo;
• Leitura dos principais tipos de arquivos do mercado, como MS Office, PDF, arquivos gráficos, TXT e RTF;
• Cache inteligente e suporte para streaming;
• Buscador para localizar documentos a partir da identificação das citações e termos relacionados;
• Controle das versões para registro de mudanças aplicadas nos documentos, como data de alterações de usuários.

Conclusão

Escolhendo o software ECM mais adequado ao seu modelo de negócio, fica mais fácil obter uma melhor definição dos processos e resultados mais efetivos. Além de maior produtividade para a equipe e redução de custos, os clientes também sairão mais satisfeitos, trazendo resultados mais significativos e positivos para o seu negócio.

E você, já pensou ou ainda pensa em adotar a tecnologia ECM no seu negócio? Conte para a gente nos comentários!

Até a próxima.

Conheça o Ábaris

O Ábaris é uma solução SaaS de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) em nuvem desenvolvida pela Stoque, com módulo de captura inteligente e assinatura digital nativos em uma única plataforma. 

Através da ferramenta de ECM do Ábaris é possível melhorar diversos fatores como: produtividade e eficiência, gestão e segurança. Saiba mais sobre cada um deles a seguir.

• Produtividade e eficiência;
• Desenho de processos utilizando BPMN 2.0;
• Integrações com APIs internas e externas, no-code ou low-code;
• Criação de formulários eletrônicos low-code para captura de informações do processo;
• Interface intuitiva e no-code.

Gestão

Monitoramento de indicadores que acompanham a performance dos processos em  dashboards de fácil consulta, atualizados em tempo real, para a tomada de decisão e elaboração de planos de melhoria contínua.

Segurança

Desenvolvimento em infraestrutura AWS, proporcionando mais segurança à aplicação e aos seus dados.

No atual cenário corporativo, as empresas que se destacam são aquelas que utilizam ferramentas inovadoras para otimizar o fluxo de trabalho e entregar a melhor experiência ao cliente.

Agora que você já sabe como o ECM pode fazer a diferença na automação dos processos digitais da sua empresa, lembre-se sempre de buscar uma empresa séria para atender às necessidades da sua equipe!

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