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ECM: saiba o que é, como funciona e por que a sua empresa deve usar

Por Redator
o que é ecm

O ECM facilita a rotina de empresas que precisam gerenciar um grande volume de informações. A gestão é feita de maneira mais organizada e sem o risco de perder dados por meio do software

Neste artigo, explicaremos o que é ECM e de que maneira pode ser aplicado na sua organização. 

Detalharemos as principais vantagens que a sua empresa pode obter com o uso desse recurso e indicaremos como escolher o melhor ECM. Boa leitura! 

O que é ECM?

Enterprise Content Management (ECM) ou, em português, Gestão de Conteúdos Empresariais, é um gerenciamento que envolve, além de uma organização, uma estratégia para armazenar as informações. 

Como funciona o ECM?

Para ser posto em prática, o ECM abrange quatro etapas: capturar, gerenciar, armazenar e controlar a informação. Confira!

Capturar

No processo de captura, as informações podem ser registradas de várias maneiras. Muitos documentos podem ter origem em dispositivos digitais, como notebooks, e ser encaminhados por e-mail ou pastas de rede. Os arquivos de texto e imagem também podem ser usados nos meios físicos, como papéis comuns e fotos.

Gerenciar

É importante investir em planejamento e em gestão para organizar as informações disponíveis, pois a etapa de gerenciamento de dados pode ser trabalhosa em empresas que precisam lidar com um grande fluxo de informação. Por isso, é importante escolher uma ferramenta eficaz, para não perder tempo com a procura de dados. 

Preservar

A preservação de conteúdos também faz parte da rotina empresarial, porque muitas informações devem ser mantidas permanentemente, para ser consultadas quando for necessário. Outros arquivos, no entanto, podem ter caráter temporário e devem ser descartados quando não forem mais úteis.

Controlar

No controle de dados é o momento de administrar quem deve ter acesso aos dados e quais usuários podem fazer modificações nos arquivos da organização. Nesse período, os gestores também precisam controlar de que forma os dados podem ser compartilhados e alterados. 

Softwares de ECM

Os softwares de ECM podem ser usados para integração a outros sistemas e facilitar a localização de informações na sua empresa. O programa é capaz de gerenciar o ciclo de vida dos conteúdos e dos documentos do seu negócio. A ferramenta ainda possibilita o gerenciamento das informações com segurança. 

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Quais as vantagens de utilizar o ECM?

Entre os principais benefícios de adotar a gestão de conteúdos empresariais está a possibilidade de os sistemas funcionarem de maneira complementar, como a integração com a ferramenta de BPM (Gerenciamento de Processos de Negócio). Assim, o arquivo da empresa fica organizado e a perda de dados é evitada. 

Outra vantagem é a possibilidade de inclusão de diferentes setores da mesma empresa. Os fornecedores e clientes também podem participar dessa incorporação. A conexão pode ser feita por meio de dispositivos móveis e em tempo real. 

As empresas que adotam a gestão de conteúdos empresariais também podem usufruir da diminuição das despesas, devido à economia com papéis e impressões. 

Também é importante destacar a possibilidade de desenvolver a inteligência no fluxo de documentos. O ECM pode garantir melhorias nos sistemas utilizados pelas empresas e oferecer funções como o preenchimento de modelos de Recursos Humanos (RH) e o fluxo de trabalho que envolve a emissão de notas fiscais. 

Desse modo, os processos são concluídos de maneira mais fácil e a operação fica mais eficaz. Essa vantagem atende principalmente as companhias de médio e grande portes com sequência ampla de registros, que abrangem ordens de serviço, contratos e boletos, por exemplo. 

Diferença entre ECM e GED

O termo GED (Gestão Eletrônica de Documentos) normalmente é utilizado no lugar da sigla ECM. Isso porque o ECM é uma evolução do GED. O ECM é um software que reúne serviços tecnológicos a fim de capturar, armazenar, acessar e recuperar informações em ambientes eletrônicos.

Por ser uma versão mais avançada, o ECM torna as buscas mais rápidas e proporciona o compartilhamento das informações de maneira mais ágil e segura. Enquanto o GED é responsável pela organização de registros, o ECM é mais completo e possibilita a interpretação dos dados. 

Dessa maneira, o ECM organiza os dados desordenados para produzir conteúdo relevante para a estratégia da sua empresa. Ele auxilia os gestores a obter informações sobre a performance da organização, a fim de montar melhores estratégias de crescimento. 

Como saber se o ECM pode ser aplicado em sua empresa

Para as empresas de médio e de grande porte, a extensa quantidade de dados pode levar as companhias a investir muito tempo para administrar os documentos, e ainda assim ter os dados dispersos, sem critérios de organização. 

Por isso, os gestores também devem se dedicar a aprimorar os processos e adotar um ECM para localizar os documentos em pouco tempo. 

O compartilhamento de informação fica muito mais rápido com a utilização dessa ferramenta tecnológica. Além disso, os documentos digitais também podem ser administrados por meio do software

O ECM ainda é capaz de cuidar da preservação, do tratamento e do fornecimento de dados para os colaboradores, em todos os setores da empresa. Os recursos oferecem a segurança da conformidade com a legislação vigente, o que elimina risco de descumprir normas importantes.  

A ferramenta também é útil para o setor industrial, porque as informações podem ser manipuladas digitalmente. Os dados que antes ficavam impressos passam a estar disponíveis em dispositivos digitais. Dessa forma, os funcionários podem ler e manejar as informações mais facilmente. 

Como escolher um ECM para o seu negócio

Depois de entender o que é e como funciona o ECM, se você está em busca de usufruir das vantagens citadas neste artigo, a sua empresa deve adotar algumas etapas para implementar essa tecnologia com êxito.

A primeira delas é compreender quais são as necessidades do seu negócio. O gestor deve ter conhecimento das demandas prioritárias da sua organização e do que precisa ser melhorado.

É importante avaliar qual é a exigência atual relacionada ao fluxo de documentos da sua empresa para que a ferramenta seja adequada ao número de documentos que precisam ser acessados.

Outro tópico relevante é entender qual a carência do seu negócio em termos de segurança. Por isso, é interessante avaliar de que modo os arquivos podem ser armazenados e acessados pelos colaboradores.

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