GED: O Guia completo sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, como é conhecido, é uma tecnologia que revolucionou a forma como as organizações lidam com seus documentos e informações. Na era digital, esse processo vem ganhando cada vez mais espaço, deixando de ser apenas uma opção e se tornando uma necessidade.

Inúmeras empresas enfrentam todos os dias o desafio de estabelecer uma organização eficiente de documentos em suas operações. No entanto, a abordagem manual dessa tarefa consome um tempo considerável, enquanto a manutenção de arquivos físicos implica em custos elevados, assim como riscos significativos. É por essa razão que a gestão eletrônica de documentos se destaca como uma solução altamente vantajosa para empresas que buscam otimização.

Nesse contexto, essa transformação digital vem impactando uma ampla gama de setores e viabiliza a gestão mais ágil, econômica e segura de documentos. Essa evolução agrega valor aos processos burocráticos das empresas e, em última análise, otimiza a entrega aos clientes, resultando em maior satisfação e, consequentemente, maiores lucros.

Neste guia completo sobre o assunto, iremos explorar o que é um sistema GED, para que serve, sua importância e benefícios. Além disso, discutiremos as diferenças entre GED e ECM, os principais componentes e módulos de uma solução GED, entre outras informações relevantes. Confira a seguir:

O que é um Sistema GED?

Um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução tecnológica projetada para capturar, armazenar, organizar, gerenciar e recuperar documentos e informações de maneira digital. 

Seu principal objetivo é garantir o acesso à informação de forma eficiente, ou seja, no local certo, na hora certa, para as pessoas certas e claro, reduzindo os custos. É importante ressaltar nesse ponto que a gestão eletrônica de documentos abrange diversos formatos, como arquivos de texto, planilhas, imagem, arquivos de som e etc. 

Dessa forma, essa tecnologia oferece uma alternativa eficiente e organizada ao tradicional armazenamento físico de documentos, permitindo às organizações acesso rápido e seguro às informações críticas.

Para que serve o Gerenciamento Eletrônico de documentos (GED)? Qual seu objetivo?

O GED serve para simplificar e otimizar o processo de gerenciamento de documentos e informações dentro de uma organização. Ele substitui a necessidade de arquivos físicos, economizando espaço, tempo e recursos. Além disso, facilita a colaboração, o compartilhamento e o acesso a documentos, tornando os fluxos de trabalho mais eficientes.

Essa solução também garante que uma empresa seja capaz de utilizar suas informações de forma mais estratégica. Com isso, sua implantação impacta positivamente nos resultados do negócio.

Entre seus principais objetivos temos:

• Acesso inteligente aos documentos e informações;
• Transparência nas ações de negócio e administrativas;
• Otimização e assertividade na administração;
• Acelerar os processos decisórios que impactam a empresa;
• Maior controle sobre o fluxo, armazenamento e compartilhamento de documentos e informações.
• Garantir maior segurança na preservação do legado documental da organização.

Solução GED: Qual sua importância?

A importância do Gerenciamento Eletrônico de documentos está na capacidade de promover organização, segurança e acessibilidade das informações. 

Devido à crescente quantidade de dados gerados diariamente, essa solução é essencial para evitar a perda de documentos, garantir a conformidade com regulamentações e melhorar a tomada de decisões.

Com isso, o GED desempenha um papel significativo nas operações das empresas, independentemente do setor. Vamos explorar alguns dos aspectos mais profundos que destacam essa importância:

• Melhora da Tomada de Decisão: Um sistema GED proporciona acesso rápido a informações vitais, permitindo que os tomadores de decisão tenham dados precisos à sua disposição de forma eficiente. Isso resulta em decisões mais informadas e estratégicas, tomadas em menos tempo.
• Conformidade Regulatória: Muitas organizações estão sujeitas a regulamentações rígidas que exigem a retenção e o gerenciamento adequado de documentos. Como, por exemplo, as instituições de ensino que precisam seguir as normas do diploma digital impostas pelo MEC.
• Eficiência Operacional: A automação de fluxos de trabalho e a recuperação rápida de informações economizam tempo e recursos, aumentando a eficiência operacional. Isso se traduz em redução de custos e maior produtividade.
• Segurança de Dados: O GED oferece controle rigoroso sobre quem pode acessar, editar e visualizar documentos. Isso fortalece a segurança dos dados e protege informações confidenciais.
• Sustentabilidade Ambiental: Reduzir a dependência de papel e impressão, contribuindo para práticas mais sustentáveis. O GED apoia os esforços das organizações para minimizar seu impacto ambiental.

Quais os benefícios dessa solução?

É um fato de que as empresas lidam diariamente com transações que geram um grande volume de documentos e registros. Como citamos anteriormente, nesse cenário, o armazenamento físico acaba gerando obstáculos em termos de eficiência, produtividade, economia e impacta até mesmo nos resultados finais do negócio.

Adotar uma sistema GED traz diversos benefícios para uma organização, entre eles:

• Redução de Custos;
• Aumento da Produtividade;
• Maior Segurança; 
• Armazenamento Centralizado de documentos e informações;
• Recuperação Rápida de Documentos;
• Automatização de Fluxos de Trabalho;
• Gestão do histórico de Versões e Auditoria;
• Permite o compartilhamento Seguro de Documentos.

Gerenciamento eletrônico de documentos: como funciona  e quais principais componentes e módulos 

Um sistema GED funciona através da captura de documentos em formato eletrônico, indexando-os, armazenando-os em um repositório seguro e permitindo o acesso e pesquisa de maneira eficiente. 

Além disso, ele oferece recursos de gerenciamento de versões, fluxo de trabalho e automação de tarefas relacionadas a documentos. Lembrando que tais documentos podem ser nativos digitais ou de origem física que passaram por um processo de digitalização.

O funcionamento dessa tecnologia envolve diversas etapas essenciais. São elas:

• Captura de Documentos: Os documentos são digitalizados ou importados no sistema. A digitalização é frequentemente realizada por meio de scanners e softwares especializados.
• Indexação e Metadados: Cada documento é indexado com metadados, como: título, data, autor e palavras-chave. Isso facilita a pesquisa e recuperação futura, se necessário.
• Armazenamento Digital: Os documentos são armazenados em um repositório digital seguro. A arquitetura de armazenamento pode variar de empresa para empresa, mas a segurança é primordial.
• Recuperação Eficiente: Os usuários podem pesquisar e acessar documentos de maneira rápida e eficiente, com base nos metadados e palavras-chave que foram atribuídos anteriormente.
• Fluxos de Trabalho Automatizados: O GED permite a criação de fluxos de trabalho automatizados para aprovações, revisões e distribuição de documentos. Estes fluxos podem ser personalizados de acordo com a necessidade de cada negócio. Isso melhora a eficiência operacional.
• Controle de Acesso: O Gerenciamento eletrônico de documentos oferece recursos avançados de controle de acesso, permitindo que as organizações restrinjam quem pode acessar, editar e excluir documentos.
• Gestão de Versões: O sistema rastreia as diferentes versões de documentos, mantendo um histórico completo de alterações.
• Auditoria e Relatórios: O GED fornece recursos para auditoria, permitindo que as organizações monitorem quem acessa documentos e quais ações são realizadas.

Etapas para a Implementação

Como já vimos até aqui, os benefícios do GED para as empresas e instituições são diversos. Contudo, a transição do legado documental do meio físico para o digital exige planejamento prévio e uma série de cuidados, além de ser essencial contar com uma solução especializada na gestão eletrônica de documentos. 

Para garantir que esse processo seja feito de maneira adequada, é necessário se atentar a alguns pontos básicos durante a implementação. Veja:

1- Avaliação das Necessidades: 

É preciso avaliar e identificar as necessidades de cada organização, uma vez que tais requisitos podem variar de nicho para nicho e de empresa para empresa.

2- Escolha da ferramenta GED: 

Esse ponto é crucial para garantir, não somente uma transição tranquila, mas uma solução realmente eficiente. Por isso, é indispensável escolher a ferramenta com cuidado, se atentando aos diferenciais e tecnologias que ela oferece. 

3- Digitalização e Captura de Documentos:

Avaliação das necessidades feita e ferramenta escolhida, está na hora de iniciar a digitalização e captura de documentos. Essa etapa consiste em escanear e digitalizar os arquivos físicos da instituição, além da importação dos documentos digitais para o sistema. É essencial que essa etapa seja supervisionada com cautela.

4- Indexação e Organização: 

Esse processo se trata da migração dos documentos para o local de armazenamento. Nele são atribuídos metadados aos arquivos, que serão normalmente categorizados de acordo com a necessidade do negócio. Tal processo facilita a localização, recuperação, assim como a criação de fluxos de trabalhos eficientes que envolvam documentos.

5- Treinamento e Implementação: 

Não podemos esquecer da capacitação dos usuários, uma vez que a cultura organizacional da empresa mudará e passará a ser orientada em função da transformação digital.

Com isso, durante e após a implementação, é necessário ofertar treinamentos facilitando a inclusão da nova rotina ao dia a dia dos colaboradores e motivar o engajamento desses.

6- Monitoramento e Aprimoramento:

Uma vez que o GED foi implantado na empresa é preciso realizar avaliações contínuas e otimização do sistema. Pois, dessa forma garantimos que os processos estão sendo realizados da melhor maneira e se mantendo eficientes. 

Desafios Comuns na Implementação de GED

Implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode apresentar desafios. Por isso, identificar esses obstáculos e saber como superá-los é crucial para o sucesso da operação. Alguns desafios comuns que podemos citar durante esse processo são:

• Resistência à Mudança: Funcionários podem resistir à transição dos processos tradicionais em papel para os digitais. Com isso, a educação e a comunicação eficazes são fundamentais para superar essa resistência.
• Custos Iniciais: A aquisição e implementação de um sistema GED podem ser dispendiosas, a depender da ferramenta escolhida. Avalie cuidadosamente o ROI e busque soluções com o melhor custo benefício.
• Integração com Sistemas Existentes: A integração do GED com sistemas existentes, como ERPs, pode ser desafiadora. Assim, se faz necessária a parceria com provedores experientes em integração e que forneçam um sistema moderno.
• Treinamento de Usuários: A capacitação dos usuários é crítica para o sucesso da implantação. Para evitar problemas nesse ponto, ofereça treinamento adequado e suporte contínuo.
• Segurança de Dados: A segurança dos dados deve ser uma preocupação constante. Por isso, é necessário implementar políticas de segurança robustas e controle de acesso.

Setores onde o GED pode ser implementado:

A verdade é que diferentes tipos de negócios podem se beneficiar da gestão eletrônica de documentos, uma vez que otimizar os processos, facilitar o acesso e a gestão da informação, é essencial em qualquer segmento.

Sendo assim, o GED é aplicável em diversos setores e hoje notamos uma busca superior na seguintes áreas:

• Instituições de Ensino;
• Setor da Saúde em geral;
• Empresas Jurídicas;
• Instituições Governamentais
• Bancos e Finanças;
• Recursos Humanos.

Diferença entre ECM e GED

Outro assunto interessante que abordamos ao falar de gerenciamento eletrônico de documento é a diferença entre ECM (Enterprise Content Management) e GED.

Ela está, fundamentalmente, no fato de que  o ECM abrange um escopo mais amplo, incluindo não apenas documentos, mas também outros tipos de conteúdo digital, como mídia, registros, e-mails e muito mais. O GED, por outro lado, é mais específico para o gerenciamento de documentos.

Embora o GED e o ECM compartilhem alguns princípios comuns, há diferenças notáveis entre os dois, como:

Escopo

Como informado anteriormente, o GED é focado principalmente no gerenciamento de documentos e informações, enquanto o ECM abrange um espectro mais amplo, incluindo a gestão de conteúdo de toda a organização, como mídia digital, e-mails e registros.

Finalidade

O GED se concentra em fornecer acesso eficiente a documentos e informações, otimizando a organização e a recuperação. O ECM, por outro lado, visa a gestão abrangente de todo o conteúdo digital da organização, incluindo a automação de processos de negócios.

Amplitude de Recursos

O ECM oferece recursos avançados, como fluxos de trabalho de negócios, automação de processos, captura de documentos e gerenciamento de registros, que podem não ser necessários em todos os cenários de GED.

Complexidade e Escala

Devido à sua abrangência, o ECM é geralmente mais complexo e é mais comumente adotado por organizações de grande escala. Já o GED é uma solução mais direcionada e escalável, adequada para empresas de tamanhos diversos.

Sistemas Integrados de GED e ECM: O Casamento da Eficiência

A integração entre sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e sistemas de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) é uma tendência crescente que tem como resultado o aprimoramento da eficiência. 

Os sistemas GED geralmente são usados para gerenciar documentos internos, enquanto os sistemas ECM abrangem um espectro mais amplo, incluindo conteúdo externo, como mídia social e colaboração externa. 

Essa integração contínua garante que documentos internos e externos sejam gerenciados de forma unificada, simplificando a gestão de conteúdo. Ela também permite a criação de fluxos de trabalho unificados que abrangem todos os tipos de conteúdo, melhorando a eficiência operacional e a consistência. 

A visão holística do conteúdo é fundamental para a tomada de decisões informadas e a manutenção da conformidade regulatória em todos os tipos de conteúdo. Assim, a integração do GED e do ECM é, portanto, um casamento da eficiência que as organizações estão buscando na era digital.

Tendências Atuais em GED: Explorando o Futuro da Gestão Eletrônica de Documentos

A Gestão Eletrônica de Documentos está evoluindo constantemente. Isso se deve aos avanços tecnológicos e também às necessidades organizacionais em constante mudança. Como resultado é comum que surjam novas tendências nesse campo que estão moldando o futuro da GED.

• Inteligência Artificial (IA): A IA está sendo incorporada ao GED para automatizar a classificação e a indexação de documentos, melhorar a pesquisa semântica e oferecer insights mais profundos por meio da análise de conteúdo.
• Blockchain para Autenticidade: Já a tecnologia blockchain está sendo utilizada para garantir a autenticidade e integridade dos documentos, tornando o GED uma solução à prova de fraudes.
• Acessibilidade Móvel: Com a crescente mobilidade, os sistemas GED estão se adaptando para oferecer acesso fácil a documentos em dispositivos móveis, permitindo que os usuários acessem informações de qualquer lugar.
• Gestão de Dados Não Estruturados: O GED agora lida com não apenas documentos, mas também dados não estruturados, tornando-se mais versátil na gestão de conteúdo.
• Integração com Nuvem: A adoção de soluções de GED baseadas na nuvem está em ascensão, permitindo flexibilidade e escalabilidade para as organizações. De acordo com um estudo da Flexera, o uso da nuvem gera economia de recursos e aumenta a agilidade, eliminando os custos com manutenção e operação de servidores legados. 

Gestão de Documentos na Era Digital: O Papel Contínuo do GED

À medida que nos adentramos cada vez mais na era digital, a gestão de documentos se torna ainda mais crítica. Assim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) desempenha um papel central nesse cenário, permitindo que as organizações enfrentem o desafio de gerenciar informações em formatos diversos. 

A gestão de registros eletrônicos é um exemplo claro disso, garantindo que as organizações cumpram regulamentações de retenção e descarte de documentos, assim como normas de digitalização específicas de alguns setores. 

Além disso, com o aumento do trabalho remoto, o GED também facilita a colaboração remota, permitindo que equipes colaborem em tempo real, compartilhando documentos e informações de forma segura. 

Lembrando, que o GED é um aliado na automatização de processos, o que reduz erros e aumenta a eficiência operacional.

GED para Instituições de Ensino

O GED desempenha um papel crucial nas instituições de ensino superior, uma vez que permite a gestão eficiente de documentos acadêmicos, registros de alunos, planos de curso, entre outros. Como resultado, facilita a colaboração entre professores e alunos, garantindo acesso fácil a materiais educacionais.

Mais do que isso, um sistema de gestão eletrônica de documentos colabora com o cumprimento das normas impostas pelo MEC referentes ao Diploma Digital, Histórico acadêmico, acervo acadêmico digital, entre outros.

Benefícios do GED para IES

O GED é uma ferramenta valiosa para instituições de ensino superior, garantindo benefícios específicos que merecem destaque:

Melhor Gerenciamento de Documentos Acadêmicos:

Nas instituições de ensino, é essencial manter registros precisos de alunos, professores, planos de curso e outros documentos acadêmicos. A gestão eletrônica de documentos simplifica a organização e o acesso a esses documentos, o que é fundamental para o funcionamento eficaz da instituição.

Colaboração Eficiente:

O GED permite que professores, alunos e pessoal administrativo colaborem em projetos e compartilhem recursos educacionais de forma eficiente. Os documentos podem ser facilmente compartilhados, editados e comentados, promovendo a colaboração dentro e fora da sala de aula.

Acesso Remoto:

Em um mundo cada vez mais digital e flexível, a capacidade de acessar documentos de qualquer lugar é inestimável. O gerenciamento facilita o acesso a materiais de ensino e documentos administrativos, mesmo quando se trabalha fora do campus.

Arquivamento Seguro de Documentos:

O GED oferece uma solução segura e organizada para o arquivamento de documentos acadêmicos e administrativos. Isso é particularmente importante para atender a requisitos regulatórios e manter a integridade dos registros da instituição.

Atendimento à temporalidade e à legislação do MEC:

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) desempenha um papel fundamental quanto ao cumprimento da legislação MEC referente ao diploma digital.

Com a capacidade de armazenar e gerenciar documentos de forma eficiente, o GED permite que as IES organizem e acessem registros acadêmicos de forma rápida e precisa. Além disso, o GED simplifica a transição para o diploma digital, garantindo a autenticidade, integridade e a conformidade necessária, facilitando o cumprimento das regulamentações.

Economia de Espaço Físico:

A substituição de arquivos físicos e pilhas de papel por documentos eletrônicos economiza espaço físico valioso, tornando as instituições de ensino mais eficientes em termos de espaço e recursos.

Demais benefícios

Além disso, também podemos citar:

• Maior agilidade no atendimento ao aluno; 
• Redução de atividades manuais; 
• Trabalhar em um ambiente organizado e padronizado. 
• Participar de workflows de processos internos sem papel. 

GED e Sistema Ábaris

No contexto empresarial atual, as empresas que se sobressaem são aquelas que adotam abordagens inovadoras para aprimorar seus fluxos de trabalho e proporcionar a melhor experiência possível aos seus clientes.

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