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Processos financeiros: veja por que a sua empresa deve otimizar

Por Redator
área financeira

Os processos financeiros de uma empresa precisam ser bem estruturados para garantir  padronização, assertividade, organização e otimização do tempo das tarefas. Ao investir no aperfeiçoamento desses procedimentos, é possível atender ao cumprimento de prazos e auxiliar a comunicação interna das companhias. 

Neste artigo, você conhecerá quais são os processos financeiros de uma organização e por que a adoção de ferramentas de automatização é importante para a empresa.

Saiba também de que maneira é possível ajustar os processos financeiros à rotina das organizações

Boa leitura!

Quais são os processos financeiros de uma empresa?

Uma empresa pode ter diversos tipos de processos financeiros, a exemplo da gestão de contas a pagar e receber. Essa tarefa é feita pelo setor de tesouraria e permite o manejo de entradas e saídas de dinheiro. 

O controle do fluxo de caixa é outro processo financeiro comum às organizações. Serve para avaliar e planejar o saldo das empresas, a fim de que o capital de giro continue existindo. Esse processo é importante para balizar decisões sobre investimentos de recursos das companhias.

Outro processo relevante é a captação de recursos, que funciona para conquistar subsídios para a sua empresa. Isso pode ser feito por meio de empréstimos tomados junto à bancos e de recursos de investidores. 

A gestão orçamentária é um processo financeiro que pode deixar o seu negócio mais rentável, devido à formação de um planejamento orçamentário. A programação deve levar em conta as chances de gerar receita e projetar resultados para que a sua organização possa crescer. 

Já o faturamento é o processo responsável por tarefas como a emissão de notas fiscais, o controle de vendas e o cuidado com a baixa de estoque. Essa atividade também deve ser capaz de conferir as notas fiscais emitidas e fazer acordos de logística. Portanto, esse é um dos processos financeiros mais importantes de uma empresa. 

A administração de estoque, por sua vez, é um processo que pretende assegurar o fluxo de produção e vendas de uma organização. Esse processo deve fiscalizar a entrada e registrar a saída de mercadorias.

Automatização de processos financeiros: por que aplicar em uma empresa?

A automatização de processos financeiros pode beneficiar as empresas com a padronização desses procedimentos. Também é permitido organizar as tarefas por setor e deixar a rotina bem mais ordenada. 

A utilização desse recurso tecnológico ainda possibilita que os seus colaboradores parem de usar e-mails sem controle e sigam padrões para fazer pedidos. Outro ponto positivo da automatização é a possibilidade de reduzir as etapas do processo, além de reduzir o tempo para execução de cada um dos estágios.

O uso dessa ferramenta ainda propicia que os funcionários que não precisam participar do processo sejam retirados e fiquem disponíveis para outras tarefas. 

Além disso, um recurso de automatização é responsável pela criação de registros eletrônicos das solicitações e dos pagamentos de uma empresa. É possível ter acesso ao histórico das atividades e fazer buscas por informações.     

Outra vantagem da automatização é o cumprimento de prazos, devido ao maior controle de todo o processo. Ao iniciar o procedimento, você pode acompanhar quanto tempo cada colaborador gasta para concluir as tarefas. O sistema auxilia a comunicação interna na empresa ao ajudar a lembrar das atividades pendentes. A ferramenta de automatização ainda libera a anexação de arquivos como imagens e documentos de texto ao processo. Desse modo, também facilita o compartilhamento das informações aos responsáveis, o que deixa o processo mais inteligente e assertivo.

Como ajustar os processos financeiros à rotina das organizações? 

A fim de promover a adequação dos processos financeiros ao cotidiano das empresas, listamos a seguir algumas dicas. Continue a leitura!

Avalie os processos

Faça uma análise dos processos financeiros que a sua companhia utiliza atualmente para que esse relatório baseie as suas próximas decisões. Entenda de que maneira as práticas adotadas podem ser aperfeiçoadas por meio de medidas de controle. Para isso, examine se os recebimentos e pagamentos são registrados no fluxo de caixa

Depois dessa avaliação, você pode reunir o seu time para questionar a forma com que os processos são usados. Os funcionários que usam os métodos devem ajudar a montar o diagnóstico mais próximo da realidade. 

Mapeie os processos

Outro passo importante é fazer o mapeamento dos processos financeiros da sua organização. Essa etapa pode fazer com que você encontre erros nos processos e, desse modo, evite prejuízos. Por isso, é importante levantar informações em cada setor envolvido e entender como as tarefas são praticadas. 

Produza fluxos de processos mais eficientes 

Montar processos complexos demais e com muitos dados desorganizados pode fazer a sua empresa perder tempo. Deixá-los mais enxutos pode otimizar as horas de trabalho e permitir a padronização das atividades. Desse modo, o fluxo de trabalho pode ficar menos burocrático e mais simples. 

Tornar os processos mais descomplicados também mostra que o seu negócio prioriza a organização. Sem procedimentos confusos, fornecedores e clientes podem ficar despreocupados e ter confiança para fechar as próximas negociações. 

Use uma tecnologia de automação

Ainda que a sua empresa tenha uma equipe competente e ágil, investir em uma ferramenta de automação pode facilitar a rotina do seu negócio. Um sistema unificado de pagamento e cobrança pode ser útil para diminuir o trabalho manual dos seus funcionários. Ao adotar um recurso desse tipo, a sua empresa demonstra que valoriza colaboradores e clientes. 

Uma solução de gestão de processos e documentos e cobrança é capaz de unir todos os serviços em uma base de dados, o que envolve desde o registro do cliente até uma conciliação bancária, por exemplo. É possível acompanhar cada uma das etapas do processo financeiro por meio dessa ferramenta, o que pode diminuir os erros de operação. 

Acompanhe os resultados

Não basta fazer toda a avaliação e aplicar mudanças sem fazer o monitoramento periódico dos resultados. Por isso, utilize indicadores para acompanhar se as medidas estão alinhadas com a estratégia da sua companhia. 

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