Gestão de documentos para IES: saiba como otimizar os processos de matrícula com segurança e agilidade

A gestão de documentos para IES é hoje um dos temas mais discutidos quando o assunto é digitalização. Principalmente após as recomendações e diretrizes do Ministério da Educação (MEC), as Instituições de Ensino Superior (IES) tiveram que se adequar às normas de tecnologia e gestão de documentos.

Desta forma, para se manter no mesmo nível do mercado, é importante entender como a gestão eletrônica de documentos para IES deve ser feita e como isso impacta não só a instituição, mas alunos e todo corpo docente.

Neste artigo você irá entender como adequar a instituição para essas exigências e quais os benefícios da transformação digital dentro da IES. Acompanhe!

Por que ter um software para a gestão de documentos das IES?

A gestão de documentos para IES pode diminuir custos e tornar o processo de análise documental mais rápido para as instituições de ensino.

A adoção da tecnologia,  por meio de um software de gestão, da Secretaria Acadêmica Digital (SeAD), e da emissão do Diploma Digital, garantem ainda que as IES estejam adequadas às normas estabelecidas pelo Ministério da Educação (MEC).

Além disso, com a gestão de documentos para IES, a instituição garante a gestão digital  do acervo acadêmico, cuidando dos documentos dos alunos, professores, das coordenações, dos cursos, da mantida e da mantenedora.

Conheça os benefícios da gestão de documentos para IES

Sem dúvidas, um dos benefícios mais expressivos da gestão de documentos para IES é a redução de arquivos em formato físico, que ocupam um grande espaço e dificultam a localização e consulta de informações.

Além disso, a produção de documentos, o envio e registro, bem como as tomadas de decisões, tornam-se muito mais simples, ágeis e seguras.

Outros benefícios da gestão de documentos para IES são:

• Redução nas perdas e extravio de documentos
• Acesso imediato a qualquer informação
• Otimização do espaço físico da instituição
• Maior segurança de informações e dados sigilosos
• Processos internos mais otimizados
• Relatórios de análises

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Como a gestão de documentos para IES otimiza os processos de matrícula e diploma?

Os processos de matrícula e outros documentos comuns no meio educacional podem ser otimizados por meio da gestão de documentos para IES.

Para atender não só as expectativas de uma transformação digital mas, principalmente, a legalidade do processo, a IES deve contar com uma plataforma eletrônica eficiente.

Este sistema deve oferecer a integração de dados, a gestão eletrônica de documentos e, principalmente, estar adequada à legislação brasileira. Ao buscar por um sistema dessa natureza, é importante que a ferramenta:

• Faça o completo gerenciamento de dados e informações, preservando o acervo acadêmico;
• Assegure a integridade, autenticidade e validade jurídica por meio da certificação digital ICP-Brasil;
• Conte com um formato de indexação que facilite a organização e busca dos documentos; 
• Seja eficiente ao atender solicitações administrativas e acadêmicas exigidas pelo MEC com produtividade e rapidez;
• Conte com uma interface clara e intuitiva, com visualização simples das informações buscadas;
• Possibilite determinadas buscas que facilitem a compreensão do avaliador durante as fiscalizações feitas pelo MEC.

Portarias e Decretos do MEC: entenda como funcionam essas implicações

A legislação brasileira determina que todo o acervo acadêmico dos alunos ativos e inativos de uma instituição de ensino superior deve ser digitalizado e armazenado.

O Decreto 9.235 e as Portarias 315/18 e 332/20 normatizam a virtualização do acervo acadêmico, segundo o MEC, que estabeleceu o prazo para digitalização até abril de 2020, considerando todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes.

Porém, esse prazo sofreu uma nova alteração. Publicada no Diário Oficial da União, a Portaria MEC Nº 332 altera de 24 para 48 meses o limite para implementação do acervo acadêmico digital, encerrando no dia 05/04/2022.

De acordo com a classificação do MEC, pode-se considerar acervo acadêmico:

“O conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, por exemplo: grade e matriz curricular, histórico escolar, avaliações e outros.” 

O Ministério determina ainda que que o sistema adotado para a gestão desses documentos deve cumprir:  

1. Uso e gerenciamento da base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital.
2. Indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital.
3. Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação.
4. Certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

As IES têm liberdade para escolher a plataforma que será utilizada, o que possibilita a oportunidade de conhecer a melhor tecnologia que vá atender às suas necessidades.

Ábaris SeAD: melhor solução para gestão de documentos digitais de instituições educacionais

Com o Ábaris SeAD, a Stoque desenvolve e implanta soluções digitais customizadas, de acordo com a demanda de cada instituição de ensino. Isso significa que a Stoque apoia a sua  instituição no processo de implementação da sua Secretaria Acadêmica Digital. 

Os seus documentos e processos acadêmicos serão digitalizados para que sejam executados de forma rápida e segura, com total integração com outros sistemas da sua IES.

Por meio da solução SeAD, desenvolvida em parceria com a CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais), implantamos todos os fluxos inerentes a uma secretaria acadêmica, podendo, se necessário, desenvolver fluxos específicos da sua instituição de ensino.

• Automação do processo de matrícula, sem gerar nenhum documento físico, com agilidade em qualquer ponto de atuação;
• Possibilidade de assinar e certificar digitalmente documentos acadêmicos, com validade jurídica; Integração com ERP acadêmico, aproveitando informações já registradas;
• As requisições dos alunos poderão ser realizadas online, reduzindo as solicitações à secretaria;
• O diário de classe pode se tornar digital, incluindo a certificação.

 O Ábaris SeAD é uma solução tecnológica eficiente para atender a todos os processos que envolvem uma Secretaria Acadêmica de forma digital.

Agora que você já sabe a importância de uma boa gestão de documentos para IES, conte com a Stoque.

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• Stoque integrada à Lei Geral de Proteção de Dados
• Confira os benefícios da Secretaria Acadêmica Digital para Instituições de Ensino Superior

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Com mais de 18 anos de mercado, a Stoque combina tecnologia e serviços em favor da automação para que nossos clientes sejam mais eficientes.  

A partir do entendimento da necessidade do cliente e da sua maturidade digital, integra tecnologia própria (Ábaris) e de parceiros para oferecer uma solução customizada para a automação de processos de ponta a ponta.