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Digitalização de documentos

Tipos de assinatura: conheça as diferenças entre digital e eletrônica e utilize a seu favor

Por Redator
assinatura digital

É importante aprender a diferenciar os tipos de assinatura digital e eletrônica para entender qual pode ser mais adequada às suas necessidades pessoais ou da sua empresa. A validação é útil para agilizar trabalhos e economizar tempo e dinheiro, além de ser uma alternativa sustentável. 

Com a leitura deste artigo, você conhecerá os tipos de assinatura, as características e diferenças entre assinatura digital e eletrônica e as vantagens de usá-las. Saiba ainda de que maneira é possível ter mais segurança e garantir a validade jurídica de documentos. Confira!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital de documentações precisa de um certificado que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que, por sua vez, deve seguir a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Com isso, as entidades devem considerar todas as exigências desse órgão para emitir os certificados.

Ao obter uma assinatura digital, é possível usá-la como uma identidade virtual da pessoa ou da empresa, quando é necessário executar alguma ação online. Essa identidade possui validade legal e pode ser utilizada para diversos fins.

Durante a pandemia do coronavírus, por exemplo, muitos médicos precisam emitir prescrições remotamente e, por isso, podem usar a assinatura digital, sem a necessidade de se encontrar com o paciente.Essa facilidade também pode ser utilizada por organizações que têm um fluxo grande de documentos, como um escritório de advocacia, que precisa da assinatura dos clientes. O certificado digital pode garantir a integridade das informações e a autenticidade da assinatura.

Por que é tão importante ter uma assinatura digital?

Adquirir uma assinatura digital pode ser útil para tornar os processos mais ágeis dentro de uma organização. Por meio dessa certificação, é possível ainda eliminar custos e otimizar o tempo de trabalho. Veja a seguir as principais vantagens de usar documentos com a validação.

Economiza tempo e dinheiro: agilidade no processo

A assinatura digital elimina a necessidade de se deslocar para conseguir a validação de um documento. No lugar de ir até o seu cliente, ele poderá assinar digitalmente o arquivo para legitimar a veracidade de uma informação atribuída a ele. Com isso, é possível economizar o tempo e o dinheiro gastos com a locomoção.

O ganho de tempo com a autenticação dos documentos pode tornar todo o trabalho mais ágil. A assinatura de um contrato que poderia demorar dias, a depender do deslocamento para coletar as rubricas, pode ser feita em muito menos tempo. Dessa forma, todas as atividades relacionadas ao contrato podem ser beneficiadas e fluir mais facilmente.  

É uma opção sustentável para o seu escritório

Além do ganho de tempo e de dinheiro, a assinatura digital também configura uma alternativa com um tom de sustentabilidade – devido ao uso reduzido de documentos impressos, a sua empresa usará menos papel. Dessa forma, também são gerados menos resíduos, o que colabora com o meio ambiente.  

Conheça os tipos de assinaturas 

É fundamental entender bem as categorias de assinatura para escolher a que você precisa e usufruir das principais vantagens. Entenda mais a seguir.

Assinatura eletrônica

As assinaturas do tipo eletrônica se referem às formas que podem ser usadas para validar um documento ou reconhecer uma pessoa. Com isso, é possível considerar um exemplo de assinatura eletrônica o escaneamento de uma rubrica feita à mão. Outro caso são as senhas usadas para fazer login em sistemas.  

Principais características

A assinatura eletrônica precisa atender a três condições:

  • integridade – assegura que o documento não foi alterado;
  • autenticidade – reconhecimento do autor da assinatura com o uso de uma chave individual; e
  • registro – dados de quando e como foi feita.

Esse tipo de assinatura pode ser usado em atividades do dia a dia, para documentos que não apresentam maior risco às empresas.

Assinatura digital

Como foi citado, uma assinatura digital pode comprovar a autenticidade de um documento.  Por isso, também é considerada uma modalidade de assinatura eletrônica. Conforme explicamos, esse tipo de assinatura precisa de um certificado que deve ser emitido por uma autoridade para que tenha validade. 

Principais características

É preciso observar também outros três requisitos para esse tipo de assinatura. No caso da assinatura digital, é necessário atender às exigências de integridade, autoria e não repúdio. A integridade e a autoria são asseguradas a partir de uma chave criptográfica, ou seja, uma ferramenta que codifica uma informação para que apenas o emissor e o receptor sejam capazes de compreender.

Para isso, é necessário estabelecer uma ligação entre o documento e o autor da assinatura. Isso faz com que uma alteração no documento original cancele a validação. O terceiro requisito, o não repúdio, implica impedimento de que o autor rejeite a autenticidade do documento.

Certificado digital: como fazer uma assinatura digital válida

A validade da assinatura eletrônica digital pode ser atestada com um certificado digital emitido por instituições credenciadas junto ao Instituto de Tecnologia da Informação (ITI) e acompanhar as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O documento eletrônico, que funciona como uma identidade virtual, pode ser armazenado em um servidor ou dispositivo.

O processo de emissão pode demorar alguns dias para ser finalizado. É necessário quitar os custos referentes ao registro, que podem ser diferentes conforme o local e a empresa. Também é preciso agendar uma visita para fazer o registro completo. Depois, é preciso optar pelo método de identificação e, assim, a assinatura poderá ser autenticada. 

Segurança e validade jurídica: é possível utilizar a assinatura digital no âmbito jurídico? 

A Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, estabeleceu as condições para a utilização de assinaturas eletrônicas (o que engloba as assinaturas digitais) para certificar documentos. Essa MP determinou que esse tipo de assinatura tem validade jurídica. 

Sendo assim, um documento que foi assinado à mão, escaneado e enviado em um formato que pode ser autenticado pode ter validade jurídica, desde que obedeça às três condições para assinaturas eletrônicas já mencionadas neste artigo (integridade, autenticidade e registro).

Com a leitura, foi possível esclarecer os diferentes tipos de assinatura (digital e eletrônica) e saber como esse mecanismo pode ser útil para acelerar os trabalhos de uma empresa. 

Você também conheceu vantagens, como a economia de tempo e de dinheiro para as organizações. Além disso, por meio das assinaturas, os negócios podem assegurar a validade jurídica de documentos. 

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