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Digitalização de documentos

Como o sistema de assinatura digital otimiza os processos do seu negócio

Por Redator
assinatura digital de documentos

A transformação digital das últimas décadas tem mudado o ritmo e a maneira de fazer negócios. Nesse cenário, cada dia mais as empresas têm buscado formas inteligentes de atender às novas demandas e uma delas é a adoção de um sistema de assinatura digital.

Desde 2002, quando ganhou validade legal no Brasil, essa tecnologia tem sido adotada para diversos fins e segmentos. Afinal, ela agrega valor aos processos de negócio, tornando a gestão e os processos mais eficazes, rápidos e seguros. 

No entanto, com tantas opções de empresas de digitalização no mercado e produtos diferentes, como saber qual escolher, qual a mais confiável e o melhor sistema de assinatura digital para o seu perfil de negócio?

Pensando nisso, elaboramos este artigo com algumas informações e dicas essenciais para você e sua empresa. Boa leitura!

Assinatura eletrônica e assinatura digital: entenda a diferença!

Muito embora esses termos sejam utilizados como sinônimos no dia a dia, eles não são a mesma coisa. 

A assinatura eletrônica é um termo para um grupo de tecnologias de validação por meio eletrônico. São exemplos de assinatura eletrônica:

  • tokens (utilizados nos apps de banco)
  • a senha da sua conta bancária
  • SMS
  • o combo login + senha (utilizado em e-mails, redes sociais e sites diversos)
  • SSO ou Single Sign-On ID
  • a assinatura biométrica
  • a assinatura digital 
  • e muitas outras formas

Dessa maneira, fica claro que a assinatura digital é apenas um dos tipos de assinatura eletrônica.

Na prática, ambas têm validade jurídica e são aplicadas em diversas transações, a exemplo de contratos de aluguel, documentos de RH, assinatura de serviços, entre outros. Há inúmeras possibilidades, que conferem capacidade de monitoração e otimização de processos.

Assim, um sistema de assinatura digital nada mais é do que a plataforma na qual é possível gerar, confirmar e gerenciar de ponta a ponta as assinaturas baseadas em algoritmos e criptografia assimétrica, que asseguram a autenticidade de documentos.

A assinatura digital é a mais confiável das assinaturas eletrônicas, supera inclusive a assinatura em papel, que, além de ser passível de fraudes, costuma envolver muitos processos burocráticos.

A confiança da assinatura digital está no fato de ela funcionar com duas chaves, uma de acesso privado e outra pública. Esses códigos únicos são validados por uma autoridade certificadora, devidamente autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela estrutura que fornece certificados do padrão ICP-Brasil.

Com a assinatura digital identifica-se a autoria, e quaisquer alterações no documento invalidam a assinatura. Vale lembrar também que, para poder utilizar uma assinatura digital, na maioria dos casos, é obrigatório obter um certificado digital junto às autoridades certificadoras.

Vantagens do sistema de assinatura digital

Ter um sistema para a assinatura digital de documentos traz vários benefícios para empresas de diversos segmentos. Confira alguns!

Redução de custo e do uso de papel

Com um sistema de assinatura digital reduzem-se os custos com impressões e armazenamento físico. 

Arquivos de papel são vulneráveis à ação do tempo e precisam de um gerenciamento de risco muito mais caro do que o armazenamento em uma plataforma 100% digital. Então, com a assinatura digital ganha-se em retorno financeiro e adota-se uma prática sustentável, com menos papel.

Agilidade nos processos 

No meio digital, o fluxo de trabalho pode ser mais otimizado. Com automação de processos e a validade jurídica da assinatura digital, os contratos que precisariam de muitos recursos, deslocamento e tempo para ser finalizados ficam prontos mais rápido.
Tudo de forma segura, com níveis de acesso configuráveis para máxima proteção de dados e fluxos automáticos.

Ábaris.Pod: entrevista com Walter Koch, mestre em sistema de informação, sobre automatização de processos e os benefícios para um negócio.

Melhor para seus clientes

Consumidores adoram facilidades e soluções que atendam às suas necessidades. Com um sistema de assinatura digital, a experiência do cliente também é impactada porque os processos de venda e contratação, entre outros, são menos burocráticos.

Valor jurídico

Não é somente a medida provisória nº 2.200-2/2001 que assegura a validade jurídica dos documentos assinados por via eletrônica

Na prática, muitos segmentos têm órgãos regulatórios específicos, que também orientam e asseguram as melhores práticas quanto aos procedimentos envolvendo assinaturas digitais.

Gestão documental inteligente

Um sistema de assinatura digital mais completo permite agregar inteligência ao gerenciamento da informação corporativa. Afinal, há armazenamento seguro, acesso e busca facilitados e integração de dados.

Sistema de assinatura digital: como escolher um?

  • O primeiro passo é sempre avaliar as necessidades reais do seu negócio. A transformação digital traz vantagem competitiva tanto para empresas B2B quanto B2C, mas, antes de qualquer investimento, é preciso ter assertividade.
  • Outro ponto importante é pesquisar as soluções e as empresas que as oferecem. Busque saber da credibilidade junto a antigos clientes, veja avaliações on-line e cases de sucesso.
  • Em se tratando de tecnologia é crucial saber o que uma empresa oferece em termos de suporte técnico aos clientes. Atendimento remoto? Presencial? Semanal? 24 horas?
  • Por fim, avaliar o quanto de automação, eficiência operacional e segurança você ganhará com a solução escolhida. Quais frentes a ferramenta abarca? Tem criptografia de ponta a ponta?

Ábaris: uma solução completa em sistema de assinatura digital

Quando o assunto é gestão estratégica da informação em empresas, o Ábaris desponta como uma das plataformas de assinatura digital mais completas do mercado nacional. 

Isso porque a solução combina assinatura digital e um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) numa plataforma 100% digital e fácil de manusear. 

Por isso, se você está buscando um sistema de gestão eletrônica de documentos para sua empresa, antes de tomar uma decisão, fale conosco para conhecer em detalhes as nossas soluções!

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