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Digitalização de documentos

Descubra quanto custa não digitalizar a sua empresa

Por Redator
Digitalização de arquivos

A digitalização de documentos é importante para empresas que estão em busca de reduzir custos, aumentar a segurança das informações e otimizar o tempo. Por isso, é necessário escolher uma empresa de digitalização que esteja preparada para fornecer o serviço mais adequado à sua organização.

Neste artigo, explicaremos o que você precisa saber para decidir se a sua companhia deve contratar a digitalização de documentos e quais são as despesas envolvidas nesse processo. Ainda daremos dicas para você escolher a empresa de digitalização mais apropriada para executar essa tarefa. Confira!

Importância da digitalização de documentos dentro da sua empresa

Se a sua empresa tem como prioridade redução de custos, otimização de tempo e organização de informações, a digitalização de arquivos pode ajudar a alcançar esse objetivo. A economia gerada com a adoção dessa tecnologia pode chegar a 75% devido à diminuição de despesas com espaço físico e procedimentos manuais. 

A digitalização de documentos ainda deve reduzir o gasto de tempo para localizar papéis dentro da sua organização. Caso a sua companhia adote o uso de uma plataforma com armazenamento de documentos em nuvem, é possível facilitar o acesso aos arquivos, que estarão disponíveis de qualquer lugar. 

A transformação do arquivo físico em digital, no entanto, é um processo que envolve cuidados para manter a qualidade e a validade legal. É importante que o serviço seja executado por uma empresa especializada, que já detém experiência e conhecimento sobre as normas de digitalização. 

Os gestores que decidem fazer a conversão por conta própria correm o risco de perder o valor legal dos arquivos. Portanto, ao contratar uma digitalizadora de documentos, você garante que todas as etapas necessárias para a finalização desse processo sejam executadas com segurança.  

Como saber se preciso do serviço de digitalização de documentos?

Os serviços de digitalização de documentos são úteis para empresas com grande volume de documentos, que precisam de agilidade para lidar com as informações. 

Sem uma plataforma adequada para fazer a gestão dos arquivos, os documentos podem ficar desorganizados nos equipamentos da sua companhia. 

A falta do serviço especializado fará ainda com que os seus colaboradores gastem muito tempo para categorizar os documentos em pastas e empenhem horas a fim de localizar os arquivos de que precisam para executar as suas tarefas diárias. 

De outro modo, as empresas digitalizadoras também podem oferecer serviços de gestão e armazenamento de dados. Com isso, a administração das informações que circulam na sua companhia será simplificada, já que a plataforma possibilita uma padronização para organizar os documentos. 

Portanto, o seu negócio ganha em termos de custo-benefício quando adota um serviço de digitalização com uso da gestão eletrônica de documentos (GED). A aplicação desse recurso ainda previne a perda de informações importantes para a sua organização e torna as consultas mais rápidas.

Quais os custos envolvidos na digitalização de uma empresa?

Depois de decidir pelo investimento em um serviço de digitalização, a sua organização deve avaliar os custos envolvidos no procedimento. Alguns pontos do orçamento devem ser levados em conta antes de concluir a contratação. 

Caso a digitalizadora ofereça a cobrança somente por quantidade de páginas, é melhor optar por um orçamento que considere outras particularidades. Também é necessário incluir itens a exemplo do formato da imagem, do tipo de documento e da qualidade de resolução dos arquivos. 

A sua organização ainda deve contratar uma empresa que ofereça prazo para a conclusão dos serviços e para consulta aos documentos. Por isso, é necessário solicitar um orçamento detalhado, que ofereça todos os elementos dos quais você precisa saber para adquirir o serviço mais compatível com as necessidades do seu negócio.

Seis dicas para escolher a empresa de digitalização de documentos mais adequada ao seu negócio

Depois de entender a necessidade de adotar o serviço de digitalização e analisar os seus custos, a sua empresa pode levar em conta algumas recomendações para fechar o contrato mais adequado. Confira a seguir seis dicas para fazer a melhor escolha:

Personalização de pacotes de acordo com a demanda

É importante avaliar inicialmente qual é a necessidade de volume de arquivos da sua organização, para optar pelo conjunto de serviços que atenda à sua demanda. Depois, verifique se a empresa de digitalização de documentos fornece pacotes personalizados, porque também podem se ajustar ao eventual aumento da quantidade de arquivos.  

Experiência com clientes do mesmo nicho

A experiência com clientes do mesmo nicho que o da sua empresa é outro ponto importante que as digitalizadoras devem apresentar. A prática e o conhecimento no segmento que a sua organização atua fazem diferença ao lidar com os desafios que podem surgir durante a vigência do contrato.

Uma empresa experiente pode ainda diminuir a possibilidade de cometer erros no processo de digitalização. Desse modo, a sua companhia deve ficar mais segura por contar com uma digitalizadora apta para realizar o serviço com maior qualidade.  

Boa reputação

Na hora de pesquisar a digitalizadora mais adequada para o seu negócio, preste atenção também na reputação da empresa. É recomendado ir até o site da companhia que oferece o serviço e buscar informações sobre os cases de sucesso, para verificar se a empresa tem autoridade na execução dessa tarefa. 

Você ainda pode solicitar à digitalizadora uma amostra dos serviços que já foram realizados, para entender se estão mais ajustados ao que você precisa. Conheça ainda os depoimentos de clientes que já foram atendidos pela empresa, com o propósito de compreender como foram as experiências com o serviço. 

Segurança de dados

A proteção às informações deve ser uma das principais preocupações do seu negócio. Portanto, as empresas de digitalização devem incluir no contrato a garantia da confidencialidade dos dados. Também é necessário verificar se a plataforma terá senha de acesso aos usuários para aumentar a segurança. 

Suporte ao cliente

Pesquise ainda se a digitalizadora oferece um serviço de assistência ao cliente. É importante contar com um suporte técnico que esteja disponível para cobrir as demandas da sua organização.

Garantias no serviço

Por fim, é necessário ter atenção com a proteção fornecida pelas empresas de digitalização. Confira se são oferecidas garantias para o cumprimento das etapas do serviço e dos prazos para a conclusão das tarefas.

Faça a transformação digital da sua empresa com o Ábaris

O Ábaris é uma empresa que atua para promover a transformação digital dos clientes, a fim de tornar os seus negócios mais eficientes e competitivos para o mercado. Para isso, são oferecidas as melhores soluções tecnológicas para gestão de documentos e processos, capazes de mudar a realidade das corporações. 

Um dos nossos principais cases foi o serviço oferecido à maior empresa de locação de veículos da América Latina. A companhia enfrentava os altos custos gerados pelo envio físico dos contratos de aluguel para a sede da empresa, por isso, desenvolvemos uma plataforma de captura multicanal integrada.

Foram utilizados equipamentos tecnológicos de qualidade para extrair os dados e encaminhá-los ao programa de gerenciamento de arquivos. Desse modo, a locadora de veículos adquiriu um processamento de dados mais seguro, rápido e eficaz. 

Se você deseja transformar a sua empresa com a digitalização de arquivos, entre em contato conosco!

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