Diploma digital: guia completo para IES | vantagens, exigências do MEC e como emitir

Acreditamos que não havia um documento tão esperado pelos estudantes e pelas instituições de ensino como o diploma digital.  

A implantação da tecnologia da digitalização nesse documento formal de graduação, trouxe alívio tanto para quem conclui os cursos e espera por ele quanto para os profissionais envolvidos em processos como emissão e validação.

Sem dúvida esse é um grande marco para a educação em nosso país. No entanto, para trabalhar com essa solução é necessário seguir com rigor as exigências prescritas na legislação do Ministério da Educação. 

Como esse é um assunto de grande relevância para as IES e demais profissionais envolvidos com o ensino, nós da Stoque, resolvemos elaborar esse guia completo para falar tudo sobre Diploma Digital. 

Neste material você conhecerá a legislação, detalhes de procedimentos e formatos que envolvem esse tão importante documento brasileiro. Assim conseguirá sanar as suas dúvidas a acerca do diploma digital.

Vamos lá?

O que é diploma digital?

O diploma digital é a modalidade virtual do diploma acadêmico que comprova a conclusão e a aprovação em cursos de nível superior.  Surgiu em 2018 por meio da portaria 330 do Ministério da Educação.

Conheça a definição formal para diploma digital, citada na portaria n.º 554 do MEC: 

“O diploma digital é aquele que tem sua existência, sua emissão e seu armazenamento inteiramente no meio digital, e cuja validade jurídica é presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais – PBAD e o uso dos demais dispositivos fixados nesta Portaria.”

Segundo o MEC, a implantação da modalidade de diploma digital visa melhorar a acessibilidade de quem receber e de quem elabora.  A princípio a obrigatoriedade da emissão dessa versão de documento é para as instituições públicas ou privadas de cursos superiores de graduação.

Desse modo, para pós-graduação, ensino médio e demais cursos, as instituições não são obrigadas a emitir o diploma digital. Sendo assim, ficam mantidas as regras da emissão do diploma físico para esses casos.

Conforme a portaria 117 do Ministério da Educação, a data limite para que as instituições de ensino superior passem a emitir o diploma digital é 31 de dezembro de 2021. 

Como funciona o diploma digital? 

O diploma digital funciona por meio de tecnologias digitais.  Saiba quais são elas:

• API;
• carimbo de tempo;
• certificado digital;
• assinatura digital;
• formatos de apresentação;

Explicaremos com mais detalhes.

API

APIs são conjuntos de ferramentas com definições seguras de protocolos para integração de aplicações e serviços. Pela API, a IES vai poder realizar a comunicação digital entre seus sistemas e as ferramentas que promoverão a autenticidade do documento.

É por meio de uma API que a IES vai realizar o processo de emissão legal dos seus diplomas. 

Carimbo do tempo

O carimbo do tempo (time stamp) é um recurso que marca o documento emitido com data e horário para comprovar a partir de quando ele existe. Isso garante que sejam utilizadas a hora e a data corretas no momento da assinatura do documento, impossibilitando falsificações. 

Esse recurso é emitido oficialmente pela Autoridade Certificadora do Tempo (ACT), o carimbo prova a existência dos diplomas. 

Certificado digital

Essa tecnologia funciona como um documento de identidade eletrônica que tem sua autenticidade protegida via criptografia. O certificado digital para emissão de diplomas é gerado para a instituição de ensino pelo ICP-Brasil, garantindo que os documentos sejam assinados de forma válida sem a presença física. 

Assinatura digital

Esse recurso substitui a assinatura física e elimina a necessidade de gerar uma versão em papel do documento assinado.

Uma vez que a IES tem o certificado digital, pode então realizar legalmente a assinatura digital, validando o documento emitido, confirmando sua total integridade, confiabilidade e autenticidade.

Formato de apresentação

O formato de apresentação é o Extensible Markup Language (XML) e utilizando a assinatura eletrônica avançada no padrão XML Advanced Eletronic Signature (XadES). 

Esse formato é uma linguagem de codificação feita para o armazenamento de informações de forma ordenada e legível, tanto para pessoas quanto na transmissão de dados para sistemas. Sua aplicação deve estar conformidade com as prescrições da portaria n.º 54 do MEC. 

Como é feita a validação do documento?

Para a validação do diploma digital é necessário estar atento aos mecanismos exigidos pela legislação. Esses detalhes você encontra principalmente na instrução normativa n.º1. Veja o que ela diz acerca do carimbo de tempo e do certificado digital.

No caso do carimbo de tempo, por exemplo, a informação de data e hora de registro do documento refere-se ao momento em que chegou à ACT, e não a data de criação do documento.

Outro ponto de atenção é que a validação do diploma digital deverá sempre ocorrer em sua versão XML, sendo a versão RVDD (Representação Visual do Diploma Digital)  somente um mecanismo de acesso ao XML Assinado do Diploma. 

Os mecanismos de acesso presentes na RVDD não devem ser confundidos com mecanismos de segurança, visto que a segurança do diploma é provida pelas assinaturas digitais presentes.

Quais as normas que regulamentam o diploma digital no Brasil?

O MEC publicou as normas para adequação da emissão de diplomas ao que é requerido para o novo modelo completamente virtual através da regulamentação dessa legislação. Saiba quais são elas:

• Portaria MEC n.º 330
• Portaria n.º 1095
• Portaria n.º 554
• Instrução Normativa n.º 1
• Portaria n.º 117
• Definição do Esquema XML

Vamos fazer um apanhado geral para facilitar a sua consulta, mas não deixe de ler todos os conteúdos presentes nas normas abaixo.

Portaria MEC n.º 330 

Portaria MEC n.° 330 é datada de 5 de abril de 2018, é constituída de cinco parágrafos. Instituí a emissão de diploma digital para as IES pertencentes ao sistema federal de ensino. 

No quarto parágrafo, determina que as Instituições de Ensino Superior terão vinte e quatro meses para implementar o Diploma Digital após a data de publicação do regulamento previsto no seu art. 3o.

Portaria n.º 1.095

A portaria n.º 1.095 é datada de 25 de outubro de 2018.  É composta por seis capítulos e sete anexos onde são detalhadas as informações que devem ser contidas nos diplomas e nos históricos.

Conheça o conteúdo dos seis capítulos da portaria n.º 1.095:

• Capítulo I – disposições gerais;
• Capítulo II – processo de registro de diploma;
• Capítulo III – controle da expedição e registro de diplomas;
• Capítulo IV – diploma e do histórico escolar;
• Capítulo V – procedimentos específicos para expedição e registro de diplomas;
• Capítulo VI – disposições finais.

Portaria n.º 554

Portaria n.º 554 é composta por quinze artigos, sendo publicada em 11 de março de 2019.  Entre os artigos 6 e 8 você encontrará detalhes acerca do formato em que deve ser gerado o diploma digital e especificações da maneira de envio como a URL e o sistema HTTPS.

Nessa portaria é citado que caso o adquirente faça questão de ter o diploma físico, a instituição poderá fazer a cobrança à parte para essa versão.

Instrução Normativa n.°1

Atribuída ao Secretário de Educação Superior, datada em 15 de dezembro de 2020, a Instrução Normativa n.º 1 contém dez capítulos. Esse documento é bem detalhista do que a portaria n.º 554  na questão formatos e menciona a LGPD.  

Nos anexos da Instrução Normativa n.º 1, você encontra detalhes de codificação e programação para elaborar os arquivos.  Por ser mais técnico, é indicado ser analisado pelo time de TI.

Portaria n.º 117

A portaria n.° 117,  de 26 de fevereiro de 2021, cita a portaria n.º 554, fazendo alterações. Diz que, 31 de dezembro de 2021, será a data em que passará a vigorar a implementação do diploma digital nas instituições de ensino superior.

Definição do esquema XML

Na definição do esquema XML, você encontra pacotes de arquivos para serem baixados pelo portal do MEC. Fique de olho nas datas, pois várias não se encontram mais em vigor.

Como se adequar às normas do MEC para emissão de diploma digital? 

Para se adequar às normas do Ministério da Educação para emissão de diploma digital, existem alguns pontos de atenção na hora de emiti-lo. Conhecendo cada um deles fica mais fácil garantir que o documento estará em conformidade com as normas do MEC.

Contar com certificado digital

Para garantir a veracidade do diploma digital e evitar fraudes documentais, a IES deve contar com um software com recursos capazes de gerar a chancela do ICP-Brasil.

Ter estrutura para armazenar documentos com segurança

A IES deve adquirir uma plataforma educacional com estrutura de gestão eletrônica documental GED na qual consiga armazenar o diploma digital com segurança. 

Manter o padrão visual e o formato do arquivo

A aparência e os dados contidos no diploma digital devem ter qualidade visual do documento convencional em papel que a instituição tem o hábito de emitir. Além disso, é necessário que a digitalização seja gerada no formato XML em URL única.

Estabelecer processo de envio dos documentos ao MEC

Para enviar o diploma digital para o MEC pela internet, além da exigência do formato XML, o padrão dever ser HTTPS e ter no máximo 255 caracteres. Se tiver dúvidas confira a portaria 554, na qual citamos acima.

Quais os benefícios de emitir o diploma digital?

Os benefícios de emitir o diploma digital se estendem para diferentes esferas da sociedade e do ecossistema acadêmico, como na administração, nas finanças, na proteção ao meio ambiente, entre outras.

Confira os principais benefícios de emitir o diploma digital.

Segurança da informação

Certamente, é muito mais fácil fraudar um papel, um carimbo e uma assinatura do que o código alfanumérico e o QR code, gerados para cada diploma digital. Desse modo, a segurança da informação da digitalização é extremamente superior ao modo convencional e manual. 

Redução de custos

Papel-moeda, tintas ou cartuchos com toners, impressoras profissionais, contratação de funcionários ou de gráficas para a impressão de documentos são custos com pesos relevantes para as instituições de ensino. 

No caso das instituições particulares, reduzir custos para driblar a concorrência, já as públicas, o processo físico de emitir diploma onera os cofres públicos.

Com o diploma digital a redução de custos com insumos, pessoal e terceiros é notória e traz benefícios para toda essa cadeia de ensino.

Otimização do tempo

Um diploma físico leva cerca de 90 a 120 dias para ser entregue ao aluno, com o digital esse prazo cai para pelo menos 15 dias.

Para você ter ideia da eficiência da digitalização do diploma, o Centro Universitário Volta Redonda – UniFOA, registra diploma em apenas 30 segundos desde que implantou o Ábaris SeAD — uma redução de 90% no tempo de registro de cada documento. É muito rápido!

Esse é mais um ganho para os alunos que precisam entregar esse documento para alguma empresa ou da entrada nos conselhos regionais, por exemplo. E ganham também as instituições pelo fato de direcionarem a mão de obra de seus colaboradores para outras tarefas.

Desburocratização do processo

A burocracia envolve a participação de um número maior de processos e de pessoas, por isso ela se tornou até mesmo um tom pejorativo.  No caso do diploma físico é necessário a disponibilidade de pessoas para a parte gráfica, coleta de assinaturas. Em muitos casos temos deslocamentos e transporte entre campus de faculdades e universidade.

A versão digital do diploma desburocratiza todo esse processo. Dadas as devidas proporções, podemos considerar que uma simples estação de trabalho com um software de gestão de documentos tem a capacidade de gerar centenas ou milhares de diplomas em poucas horas.

Acessibilidade

Com os aplicativos existentes em nossos computadores, de mesa, laptops, smartphones e tablets, conseguimos acessar um diploma digital a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo em que estivermos.  Não precisamos mais, carregá-los em pastas e muito menos plastificá-los. 

Sustentabilidade

A cada momento países e órgãos públicos e empresas privadas se comprometem em alterar os seus processos administrativos e produtivos para apoiar as causas e práticas da busca da sustentabilidade do planeta.

O diploma digital é um grande passo das instituições de ensino e do Ministério da Educação para reduzir ao máximo o uso do papel, da tinta e dos combustíveis gerados nos deslocamentos.

Como emitir diploma digital?

Emitir o diploma digital é uma questão de compliance, pois o seu processo requer o seguimento de uma legislação bem específica. Para mais, não é possível fazer a emissão desse documento sem a ajuda de um software que possibilite essa gestão documental e acadêmica.

Desse modo, a dica é ter uma plataforma educacional com certificações e homologações que atendam o MEC e acompanhar as novidades e promulgações de novas portarias e normativas. Portanto, esses são os dois passos básicos para quem pretende emitir o diploma digital.

Como a Stoque ajuda sua IES na emissão do diploma digital?

A Stoque ajuda sua IES na emissão do diploma digital porque ela oferece o Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital). Esse software é a nossa solução SaaS de automação destinada às instituições de ensino.

Homologada pela Consultoria de Assuntos Educacionais (CONSAE), nossa plataforma permite a gestão do acervo acadêmico e a emissão de diplomas digitais. 

Nosso software atende a todos os requisitos legais, facilitando, assim, o trabalho dos seus colaboradores e a melhora na experiência dos seus alunos. Instituições que não registram diplomas também podem encontrar uma IES registradora com apoio da Stoque. 

Então, esperamos que esse guia de diploma digital agregue valor à sua escalada de aprendizado, para o seu crescimento profissional e para as suas rotinas acadêmicas. Sempre que tiver alguma dúvida acerca desse assunto, volte e leia esse material quantas vezes julgar necessário. 

Vem com a gente para essa jornada digital e conheça com mais detalhes o Ábaris SeAD, a nossa solução de automação para instituições de ensino superior.