Armazenamento de documentos em nuvem: o que você precisa saber antes de escolher um serviço

O serviço de armazenamento de documentos em nuvem cresce a cada ano e está cada vez mais popular.

A tecnologia se apresenta como uma solução para as empresas que querem deixar de pagar os altos custos de equipamentos físicos e garantir a segurança dos seus arquivos. 

O mecanismo ainda facilita o compartilhamento de documentos, promovendo a otimização de processos e pessoas.

Você está pensando em adotar o serviço em nuvem para a sua empresa, mas ainda não sabe bem como funciona? Também tem dúvidas sobre como funciona essa tecnologia e se vale mesmo a pena investir?

Neste artigo, você entenderá como escolher o melhor serviço de armazenamento de documentos em nuvem para a sua empresa.

O que é armazenamento de documentos em nuvem?

Os serviços de armazenamento em nuvem são uma espécie de rede de servidores de dados conectados de maneira coletiva. Essa rede é usada para compartilhar e acessar arquivos de dispositivos diferentes. 

A tecnologia de armazenamento de documentos em nuvem é fornecida por empresas como One Drive, Google Drive, iCloud, Mega, Dropbox e AWS. São essas companhias que mantêm servidores físicos. Os usuários do serviço enviam dados a esses servidores e acessam os arquivos de qualquer lugar.

Por meio da internet, o serviço permite utilizar os arquivos em equipamentos diferentes: seja computador, smartphone ou tablet, por exemplo. Com isso, o serviço de armazenamento em nuvem dispensa a necessidade de editar e salvar arquivos em dispositivos físicos,  como pen drive e HD externo.

Como funciona o armazenamento de documentos em nuvem?

Ao adquirir um serviço de armazenamento de documentos em nuvem, a sua empresa terá os arquivos disponíveis para serem acessados e editados online. O serviço permite que as alterações que um usuário faça nos documentos sejam sincronizados em sua conta. 

Ou seja, se alguém usar o computador para criar um documento, este mesmo arquivo pode estar disponível para ser acessado por meio de outro computador ou dispositivos móveis. 

Além disso, é possível manter a organização de documentos, já que se torna mais fácil encontrá-lo em um sistema de busca.

Outro ponto é que é fácil ter acesso a todas as edições do documento, bem como às pessoas que editaram as informações.

Por que é tão importante para as empresas?

As empresas que adotam o armazenamento de arquivos na nuvem podem usufruir de benefícios como a segurança de dados e também a redução de custos operacionais. O serviço ainda impulsiona a conectividade e a organização dos processos, já que os arquivos na nuvem podem ser acessados por diferentes usuários ao mesmo tempo.

A tecnologia que guarda arquivos na nuvem permite ainda romper as barreiras físicas com o acesso dos arquivos online. A ferramenta também liberta as empresas da necessidade de manutenção de equipamentos para armazenamento de dados. 

Agora que você sabe como o armazenamento de documentos em nuvem é importante para as empresas, confira 4 vantagens para o seu negócio!

Quatro vantagens do armazenamento de documentos em nuvem

1# Garante a segurança de dados

Uma das principais preocupações das empresas é a segurança dos seus arquivos, já que ninguém quer ter o risco de perder documentos. De acordo com um artigo do portal UOL, o Tilt, um dos benefícios do armazenamento em nuvem é a redundância. 

Isso quer dizer que os arquivos não ficam guardados em um único disco de um único servidor da empresa de armazenamento em nuvem, o que reduz as chances de documentos serem perdidos.

Além disso, os dados que circulam na nuvem são criptografados. Na prática, isso dá segurança às informações e impede que hackers tenham acesso aos arquivos da sua empresa.

#2 Reduz custos

O armazenamento físico de dados pode trazer dor de cabeça quando o assunto é custo de aquisição e manutenção dos equipamentos físicos. Guardar os arquivos na nuvem reduz os gastos da sua empresa na compra e no suporte técnico desses equipamentos. 

Os variados serviços para guardar documentos em nuvem oferecem opções gratuitas aos usuários, com capacidade limitada de armazenamento. A sua empresa pode pagar pela expansão do volume de dados, conforme a necessidade de armazenamento. 

Além disso, gastos com papéis, impressoras, tintas e armários não são necessários para quem faz uso do armazenamento de documentos em nuvem.

#3 Organiza os documentos

Os documentos na nuvem podem ser organizados da mesma maneira que em um computador. Os serviços de armazenamento permitem criar pastas e compartilhar documentos com um grupo de usuários, que podem visualizar e editar os arquivos. Assim, é possível realizar uma perfeita gestão eletrônica de documentos.  

Além disso, a maioria dos softwares de armazenamento de documentos possibilita que determinados arquivos só sejam visualizados por quem tem autorização. Dessa forma, é garantida a privacidade de informações sigilosas.

#4 Acesso a documentos de qualquer lugar

A liberdade e a facilidade para acessar arquivos são os principais benefícios da tecnologia de armazenamento em nuvem. Os documentos podem ser sincronizados em tempo real entre diferentes dispositivos, desde que estejam conectados à internet.

A tecnologia ainda possibilita que o seu negócio não fique preso aos impedimentos físicos de hardware. Por meio do armazenamento online, os arquivos podem ser acessados em um fixo ou dispositivo móvel, seja em smartphone, computador ou tablet.

Quais segmentos se beneficiam do armazenamento de documentos em nuvem?

O armazenamento em nuvem pode beneficiar qualquer empresa que tenha interesse em cortar custos operacionais e otimizar os processos. Companhias de grande ou de pequeno porte, de todos os segmentos do mercado. 

Além disso, por ser uma tecnologia fácil de ser utilizada, qualquer pessoa pode operá-la, até mesmo aquelas que têm pouca intimidade com o mundo digital.

Uma pesquisa realizada pela empresa de inteligência SAS Brasil apontou que 80% das empresas entrevistadas já tinham ou pretendiam adotar um projeto baseado em computação em nuvem. O levantamento foi feito com grandes empresas da América Latina entre fevereiro e março de 2019. 

Como escolher a melhor empresa para fazer o armazenamento de documentos em nuvem?

Para selecionar a empresa que irá armazenar os documentos em nuvem, é preciso saber qual é a necessidade de volume de dados que a sua empresa tem atualmente. Empresas de pequeno porte, por exemplo, não necessitam de muitos gigas de memória.

Além disso, como os arquivos estarão disponibilizados em redes, é crucial entender quais soluções em segurança de dados a empresa que irá prestar esse serviço possui.

Existem softwares para bloqueio de hackers? A plataforma é criptografada? Quais garantias são oferecidas?

E já que estamos falando em segurança, para garantir um serviço de qualidade, escolha empresas que tenham renome no mercado e experiência com o seu nicho de atuação.

Dessa forma, você terá mais segurança em adquirir seus serviços.

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