Processo de compras automatizado: como isso pode melhorar toda a gestão

O seu processo de compras é automatizado? O setor de compras é uma parte importante em toda organização, afinal, ele executa uma função crítica para os demais setores.

Colaboradores gastam um tempo precioso preenchendo planilhas e fazendo atividades manuais quando um investimento em um processo de automatização faria o processo fluir de maneira muito melhor e mais eficiente.

Neste artigo, você irá entender como é importante ter um processo de compras automatizado e quais são os pontos mais importantes para implementar a tecnologia nesse setor.

O que é um processo de compras automatizado?

Um processo de automatização se baseia em levar para o digital o que antes era feito através de maneira manual e fazer com que o processo (ou parte dele) seja feito de maneira automática, com tecnologia. Desse modo, sua empresa melhora a competitividade, a gestão e o trabalho se torna mais rápido e eficaz.

Automatizando os processos de compras,  é possível, com base nas regras do negócio, automatizar atividades, validar informações, gerar dashboards para ver em tempo real o que está acontecendo durante as transações ao invés de depender de ligações telefônicas, mensagens de texto e e-mails. Assim, toda empresa poderá ter acesso às informações, orçamentos, status dos pedidos, etc.

Todo o processo fica mais organizado e transparente. Assim, a gestão de sua empresa tomar decisões mais favoráveis ao negócio e agir de maneira estratégica.

Além de criar oportunidades de negócios, o processo de compras é responsável ainda por manter a qualidade dos insumos de acordo com a escolha dos fornecedores e garantir a agilidade nos processos de toda a empresa, que depende diretamente da compra de itens e da manutenção dos mesmos. Isso sem falar das regras de compliance que precisam ser seguidas na escolha dos fornecedores.

Descubra, neste artigo: como automatizar um processo de compras!

O processo de compras automatizado na gestão da empresa

Todos os setores de uma empresa dependem, de certa forma, do setor de compras. Seja para a renovação de equipamentos, para o investimento em matéria-prima ou, até mesmo, para o processo de liberação de valores e notas fiscais.

Com isso, o processo de compra de uma empresa torna-se um ponto crítico quando não está recebendo a devida atenção pela gestão, sendo o maior desafio tornar o acesso aos dados de compras algo fácil e rápido.

O processo de compras precisa ser muito bem organizado. Além disso, definir as principais etapas e criar um planejamento estratégico para que a automatização ocorra é fundamental para o sucesso do projeto de automação.

Afinal, com o processo de compra organizado, a empresa passa a atuar com uma estrutura nítida e detalhada. Isso facilita a tomada de decisão da gestão e promove um alinhamento com as necessidades comerciais exatas.

Oportunidades de automação no setor de compras

São várias as oportunidades de automação na área de compras. Todas elas visam tirar as atividades manuais e repetitivas das mãos dos funcionários e delegá-las à tecnologia. Assim, a área de compras consegue assumir sua função estratégica para conseguir melhores acordos, negociações, prazos e escolher com mais critério os fornecedores. 

Automatizando as ordens de compra

Imagine se, com base em Inteligência Artificial, as compras recorrentes da sua empresa fossem automatizadas e fossem enviadas aos fornecedores com regularidade, sem a necessidade de nenhum clique sequer, garantindo que seu estoque de matérias primas ou insumos está sempre cheio? Ou ainda, com uma solução de IOT (internet das coisas), seu estoque proativamente avisasse aos robôs que o nível de insumos havia baixado antes do previsto e que, calculando o tempo de frete e/ou produção, seria preciso encomendar mais insumos imediatamente. 

O robô, recebendo a informação, pode enviar a ordem de compra ao fornecedor de costume, evitando qualquer interrupção da operação. Se o fornecedor A não puder atender, ele automaticamente contacte o fornecedor B, garantindo a fluidez do processo.  

Tudo isso é possível por meio da hiperautomação, que integra diferentes tecnologias para automatizar os processos de negócios para torná-los mais rápidos e assertivos, bem como permitir maior controle e rastreabilidade. 

Automatizando a entrada de Notas Fiscais

Uma atividade manual e repetitiva que “rouba” muito tempo dos colaboradores da área de compras é o recebimento das Notas Fiscais e sua gestão. Realizar esse processo de maneira assertiva é essencial para atender as exigências fiscais. Além de receber as notas , é importante armazená-las com segurança e validá-las junto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Automatizar a entrada de Notas Fiscais contribui para minimizar erros humanos e fraudes, melhorar a produtividade, otimizar a comunicação e deixar mais eficiente o controle financeiro e fiscal da organização. Afinal, elimina-se a necessidade da digitação da DANFE e os cruzamentos de dados são executados pela tecnologia, reduzindo a ocorrência de erros por falha humana. 

 

Mas, como funciona, na prática? 

Tudo começa quando o fornecedor, previamente cadastrado, emite a NF e envia pelo portal da empresa. O sistema recepciona os arquivos XML das NFs-e recebidas e valida o pedido. O armazenamento e a consulta da chave da NF-e — para verificar se a mesma foi autorizada — são realizados de forma automática. Na sequência, o robô já programa o pagamento ou origina as tarefas que precisam ser executadas dentro do fluxo, notificando cada responsável. Os colaboradores podem, então, acompanhar o status das operações, sem necessidade de executá-las manualmente. Nesse processo, não é necessário digitar nenhum dado, somente validar as exceções.

Veja aqui como uma empresa renomada do mercado de aço da América Latina obteve sucesso automatizando a entrada de NFs com o ábaris

 

Automatizando a gestão de contratos

Gerir contratos de forma eficiente é fundamental para garantir transações eficazes entre clientes e fornecedores. No setor de Compras e na cadeia de suprimentos, por exemplo, a automatização da gestão de contratos é essencial para cultivar um bom  relacionamento com parceiros, assegurando as negociações, padronizando processos e dando mais agilidade à operação.

A automação de contratos implica que a documentação seja digitalizada e armazenada na nuvem. Isso faz com que o acesso à informação seja mais fácil e seguro pois pode ser protegido por senha, além de poder registrar quem os acessou ou modificou, reforçando duplamente a segurança.

Outro ponto é que o controle da vigência de cada contrato também pode ser automatizado, sinalizando ao time jurídico a proximidade de um vencimento, a necessidade de um Termo Aditivo ou a renovação automática. Além disso, é possível fazer a assinatura dos termos digitalmente, poupando tempo e otimizando o processo, garantindo a legalidade e segurança da mesma forma que a assinatura física.  

Como automatizar o setor de compras?

É preciso tomar cuidado no momento de automatizar o seu setor de compras, pois cada passo importa e, quando se tem tudo estruturado, tomar decisões sobre a gestão da sua empresa se torna algo menos complexo. 

Para auxiliar nesse processo, acompanhe alguns passos para realizar a automatização no seu setor de compras.

Tenha os seus objetivos bem definidos 

A primeira coisa que você deve fazer é entender em que momento a sua empresa está e quais são os pontos que devem ser melhorados. Quais as dores dos seus funcionários e dos seus clientes? Quanto tempo levaria para a adaptação e qual o custo?

Este é um passo importante para garantir o sucesso deste processo, pois é necessário entendê-lo de ponta a ponta. 

Com isso, você conseguirá escolher a melhor solução para a sua empresa e não desperdiçar dinheiro ou tempo, tanto o seu quanto dos seus funcionários, com estratégias que não vão funcionar.

Ao conseguir ter essa visão do todo, você consegue encontrar o melhor recurso para automatizar todo o seu processo de compra, desde o início até o momento em que a transação é finalizada.

Faça um mapeamento do processo de compras

O mapeamento do processo de compras de uma empresa é como se fosse uma ponte que te levará até o lugar que você quer chegar. Aqui, você irá ver e planejar como realizar os processos, você pode aplicar um processo de automatização, o que tem impactado negativamente o seu resultado, etc.

Uma vez fazendo este mapa, você consegue entender para onde precisa caminhar.

Lembre-se de que todas as etapas do processo de compras devem ser levadas em consideração, como a requisição de compras, conversa com os fornecedores, fichamento do mês, e todas as outras etapas que estão envolvidas.

Avalie as possíveis soluções e escolha

Já está na metade do processo. Viu como tudo parece mais simples quando está organizado?

Chegou a hora de ver qual dos processos aplicados fará com que o processo de compras automatizado seja melhor para o seu negócio.

Deve ser rápido, escalável e também que te traga mais lucro a longo prazo.

Faça uma pesquisa dos colaboradores que podem te ajudar, converse com pessoas que já utilizaram aquele serviço antes, faça uma pesquisa com os seus clientes.

Faça um treinamento com seus funcionários

Não adianta ter um negócio que pode prosperar e encontrar uma solução incrível para o processo de compras se seus colaboradores não souberem mexer no sistema ou ele for complexo demais.

Ou seja, ofereça um treinamento de qualidade para os seus funcionários. Assim, eles vão conseguir usar a ferramenta da melhor maneira possível para que o processo seja ainda melhor e seus clientes fiquem ainda mais satisfeitos.

Converse com seus colaboradores, explique o porquê da mudança de procedimento e como isso irá tornar o trabalho deles melhor. Escute o que eles têm a dizer sobre a ferramenta, afinal, eles vão mexer nela o tempo inteiro e boas ideias e inovações podem sair dali.

Uso da tecnologia

Você pode, e deve, utilizar a transformação digital a seu favor. O ideal é que o processo de compras automatizado seja feito de maneira gradual para que haja um período de adaptação e para isso, você pode se aproveitar dos benefícios que um processo automatizado oferece.

Com ele, você tem acesso a diversas informações importantes da sua empresa em um único painel, acesso a indicadores e outras informações que são fundamentais para o bom funcionamento do seu negócio.

Dessa forma, você ganha espaço no mercado e se destaca entre a concorrência. É importante lembrar que este processo não é feito de um dia para o outro. É preciso esforço e dedicação para que você consiga colher mais frutos pelo caminho!

O impacto da automatização na gestão 

Passar a usar um processo de compras automatizado na sua empresa é evoluir. Mudar e ser capaz de se adaptar é importante para a sua organização conseguir crescer.

O mundo está caminhando cada vez mais rápido. As pessoas não tem mais tanta paciência para esperar um produto chegar em suas casas, como era antigamente. Elas querem comprar e uma entrega rápida. Cabe a você satisfazer esses desejos dos seus clientes.

Ao automatizar o processo de compras o seu negócio ganha mais agilidade e garante uma satisfação maior do consumidor final. Além disso, seus colaboradores conseguem fazer um trabalho melhor do que quando se era manual, e ainda mais rápido. 

É uma situação onde todos ganham. O gerenciamento fica melhor, pois todas as informações são atualizadas em tempo real, é mais rápido e fácil encontrar onde estão os gargalos da empresa, entrar em contato com fornecedores, identificar alguma falha.

Ao ter acesso a essas informações de maneira mais ágil, você consegue reduzir custos e aumentar o seu lucro, melhorar seus investimentos, crescer como empresa.

Não fique de fora!

Benefícios de um processo de compras automatizado

Você já se questionou sobre o quanto é importante ter total controle dos processos de compras de sua empresa?

A gestão que entende a importância desse setor não está pensando somente em diminuir custos em compras, mas, principalmente, em tornar a área de compras mais estratégica e realizar processos que ajudem a empresa a decolar.

Quando o processo de compras é automatizado, os impactos são refletidos em diferentes áreas: financeira, estoque, vendas e até mesmo na linha de produção. A falta de clareza e a falta de comunicação afetam diretamente o desempenho em busca para a melhoria dos processos, e com a automatização, as vantagens são:

• Redução de custos;
• Processos mais organizados;
• Maior produtividade;
• Procedimentos padronizados;
• Informações mais confiáveis; 
• Agilidade;
• Acesso a históricos de preços e compras;
• Maior confiabilidade;
• Destaque entre a concorrência.

Ou seja, é extremamente benéfico para o seu negócio adotar um modelo de compras automatizado. Você ganha tempo, se torna mais competitivo e consegue ver novas oportunidades para a sua empresa.

Além disso, ao utilizar a hiperautomação, é possível fazer uma integração entre diferentes áreas do processo de compras, fazendo com que você tenha acesso a mais informações, dados e indicadores que podem te ajudar a prosperar.

Como estruturar e implantar a automação no departamento de compras

Já explicamos por que o processo de compras é crítico na operação comercial de uma empresa e também os motivos que o tornam essencial. A automatização de processos de compras, além de tornar a empresa mais competitiva, faz parte também das ações de melhoria contínua de uma gestão estratégica.

Separamos os pontos principais para iniciar a estrutura de um departamento de compras automatizado. Para isso, é necessário identificar internamente qual a maturidade do processo de compras que a empresa segue: se existe ou não um padrão a ser seguido e um fluxo bem estabelecido.

Traçar um fluxograma do processo de compras pode ser uma alternativa neste momento de planejamento. Esse mapeamento ou modelagem serve para controlar e gerenciar melhor as partes do processo com maior clareza. 

Com o fluxograma dos processos bem elaborado, é possível ter melhores resultados com a automatização, afinal será mais fácil identificar onde e como a automatização será mais eficiente.

Caso não possua um padrão de compras específico, ou um fluxo definido, provavelmente o processo de planejamento para a automatização demore um pouco mais de tempo, o que não significa que ele não possa ser implementado. O fluxo auxilia a automatização, e a ausência dele sugere que o setor de compras está desorganizado e possivelmente gerando prejuízo para a empresa.

Como realizar o fluxo de compras

Selecione uma equipe responsável para traçar o fluxo. Essa equipe deve, além de entrevistar a gestão, estabelecer o mapeamento do processo de compras desde a solicitação até a finalização do processo após o pagamento das parcelas, quando houver.

Fazer a criação deste fluxo pode ajudá-lo a simplificar processos e impulsionar resultados para a sua empresa.

Existem outras formas de analisar e desenhar o processo de compras, mas todas elas visam ao mesmo objetivo: ter um maior detalhamento de todas as etapas para, assim, definir como será a automatização.

Tecnologia

A escolha da tecnologia para automatizar o processo de compras é um processo criterioso e precisa seguir alguns quesitos para ter sucesso. 

Neste ponto é importante buscar, dentre as opções do mercado, a empresa que melhor se adeque às suas necessidades e forneça a melhor plataforma de acordo com o seu objetivo de gestão.

O investimento em tecnologia para a automação do processo de compras é eficiente quando a plataforma corresponde às expectativas da empresa. Por isso, busque sempre por uma empresa que tenha experiência de mercado e possa auxiliar sua equipe durante todo o processo de implementação e suporte.

Ao investir em tecnologia, as empresas passam a se beneficiar com processos de compras mais ágeis, não só aumentando a visibilidade em relação ao rastreamento de pedidos, mas também reduzindo o investimento intensivo em mão de obra para o setor.

Fornecedores

A atuação de um bom setor de compras depende muito de um bom relacionamento com fornecedores. Por isso, a automatização do processo de compras deve incluir também o relacionamento que a empresa tem com seus parceiros e como ele será afetado com a tecnologia.

Imagine que contratos, notas fiscais, recibos e outros documentos poderão ser compartilhados digitalmente em uma única plataforma. Com isso, a redução de tempo de negociação, o pagamento e o recebimento de produtos serão cada vez mais rápidos! 

É o relacionamento ideal tanto para a empresa quanto para seus parceiros.

Por isso, é importante comunicar que a digitalização do processo de compras é uma tarefa que envolve essa parceria, e a tecnologia servirá como meio de fortalecer ainda mais essa troca.

Assim, a gestão terá mais condições de negociação, bem como uma melhora significativa da imagem da empresa entre seus parceiros. Afinal, a empresa que investe em transformação digital torna-se, sem dúvida, ganha destaque no mercado onde atua.

Saiba que, independente do tamanho do seu negócio, é possível obter visibilidade.

Capacitação

O time de compras precisa estar devidamente capacitado para a automatização do setor. Todos precisam receber todas as informações necessárias e específicas sobre o processo, o fluxo da automação e as informações detalhadas do processo de compra em si.

A equipe de compras, além de ter acesso a todos os fornecedores e produtos, precisa estar devidamente treinada para operar o sistema, dar entrada e saída de produtos no estoque, emitir notas fiscais e acompanhar a movimentação financeira. 

Com a plataforma alimentada de maneira correta, o time de compras passa a atuar com maior flexibilidade e com menor risco de erros, o que tanto auxilia numa melhor performance do time quanto, principalmente, resulta em avanços para toda a empresa.

Modelo operacional

Implementar tecnologia por meio de softwares e plataformas inteligentes só traz resultados efetivos quando ocorre a mudança operacional. Essa alteração da maneira de conduzir os processos é o que garante o sucesso para processos de compras automatizados e fluidos.

É necessário que a gestão compreenda a importância desse tipo de investimento no setor para que, assim, não economize esforços para a implementação de medidas tecnológicas.

Afinal, não adianta investir em tecnologia sem pensar na mudança de mindset dos membros responsáveis pelas equipes. São essas pessoas que irão garantir que todo o processo ocorra da melhor forma e que esse investimento faça parte da melhoria contínua da empresa.

Dicas para obter um processo de compras automatizado funcionando bem

Poder contar com colaboradores fiéis e dedicados é fundamental para o sucesso do seu negócio, por isso, buscar pessoas no mercado que podem agregar o trabalho é de extrema importância. 

Além de que, também é necessário dar um treinamento adequado para os novos funcionários.

Ao ter pessoas dedicadas e bem treinadas trabalhando na sua empresa, você fica mais tranquilo na hora de fazer o gerenciamento. 

Uma dica é escolher um ponto focal dentro da equipe. Alguém a quem os outros possam recorrer quando tiverem alguma dúvida e que possam ajudar em momentos de crise.

Outra dica é manter a documentação sempre atualizada. Caso ocorra algum problema, crie um documento relatando o que houve e como foi solucionado. Assim, é possível pensar em soluções para que o problema não ocorra outra vez e, se ainda assim acontece de novo, já ficará claro quais as tentativas já foram feitas.

Comece o processo devagar. Aos poucos, ele vai tomando forma e você não irá atropelar nenhuma das fases importantes.

Mantenha sempre uma comunicação limpa e aberta com seus colaboradores. Lembre-se que eles são os responsáveis por fazer o seu negócio fluir e é importante escutar o que eles têm a dizer.

É fundamental se manter atualizado sobre as atualizações do mercado. Buscar novas ferramentas, novos comportamentos dos seus compradores, como os demais do ramo estão lidando com algum problema. 

É importante estar atento e ter flexibilidade no seu negócio para que seja possível fazer uma adaptação, caso necessário.

Conheça as etapas do processo de compras

Para otimizar o processo de compras até mesmo antes de implementar a automatização, é necessário seguir alguns passos. Essas etapas servem como um guia para a organização do setor e para uma garantia de resultado.

Com elas, é possível prever riscos e evitar gastos e até mesmo melhorar o resultado final: ter um compras automatizado!

Faça um levantamento das necessidades

 Antes de sair comprando para toda a empresa, é primordial que haja um levantamento preciso do que cada área necessita. Sejam insumos ou a manutenção de algum item, o setor de compras precisa estabelecer qual a necessidade da compra e como essa compra será efetuada.

Para a empresa, a forma de pagamento também é importante, e isso deve ser acordado com o financeiro. Manter esse tipo de controle é primordial para quem visa à sustentabilidade da organização, além de deixar todo o processo de compras organizado, preparado para a digitalização.

Os responsáveis do setor de compra precisam avaliar com os outros líderes quais os melhores fornecedores para cada item, os melhores preços de mercado e, juntos, estabelecer uma periodicidade para as compras.

Defina a periodicidade para as compras

Insumos para a continuidade de processos internos geralmente demandam um maior número de compras. Desde itens de escritório, como equipamentos, tudo o que diz respeito à manutenção de processos costuma ser comprado em grande quantidade.

Neste ponto, os líderes devem avaliar qual a melhor periodicidade para a compra e, com o setor de compras, estabelecer as melhores datas e quantidades a serem adquiridas.

Estes dados poderão estar disponíveis nas plataformas digitais, no momento em que o setor de compras estiver devidamente automatizado, o que torna a informação disponível para toda a empresa, gerando uma organização maior e um planejamento mais assertivo em relação ao uso de cada material. 

Isso tudo a fim de que seu uso seja feito de maneira consciente e dure até a próxima compra estipulada.

Outro ponto importante a ser levado em consideração é: quanto menor for um pedido, menor é a capacidade de negociação com o fornecedor.

Por outro lado, quanto maior for o pedido (tanto em volume quanto em valor), maior será seu potencial para negociar melhores preços e prazos.

Por isso, é muito importante estabelecer uma periodicidade para que a negociação com os fornecedores seja favorecida.

Estipule um orçamento para cada setor 

Com as informações organizadas, é mais fácil estabelecer um orçamento-base para cada setor da empresa. Assim, cria-se um panorama de gastos fixos da organização ao longo dos anos e estabelece-se um planejamento de custos.

Com a ajuda do setor financeiro, é possível criar estratégias de redução de custos, minimizando o impacto nas contas gerais da empresa, sem perder qualidade nem diminuir a produtividade dos setores envolvidos.

Mantenha os dados atualizados constantemente

Após todos esses passos, manter os dados atualizados é primordial. Com a automatização, o compartilhamento dessas informações torna-se estratégico e inteligente na construção de uma empresa mais forte e bem preparada para o mercado.

Sabendo quanto e onde se investe, os líderes podem ter uma visão macro dos investimentos e pensar juntos a melhor maneira de manter o controle e a precisão das demandas.

Uma gestão de compras estratégica atenta a esses detalhes certamente irá escolher a melhor opção tecnológica entre as mais diversas disponíveis no mercado.

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