Organização de documentos digitais: 9 dicas que vão melhorar o fluxo de trabalho

A organização de documentos digitais se tornou muito útil para as empresas por facilitar as tarefas do dia a dia e economizar espaço físico nos escritórios.

Entretanto, você sabia que também é possível ter desorganização nos ambientes digitais?

Assim como no meio físico, arquivos soltos, com títulos pouco claros e em pastas sem sentido podem atrapalhar o trabalho dos seus colaboradores e causar confusão na hora de procurar documentos importantes.

Como sabemos, para manter essa organização é necessário um planejamento, por isso, elaboramos este artigo com 9 dicas para sistematizar os seus documentos e os benefícios disso para o ambiente de trabalho.

Quais são os benefícios da organização de arquivos na empresa?

Em um primeiro momento, pode parecer perda de tempo pensar em um modelo de sistematização antes de começar a organização de documentos digitais, certo? 

Errado.

Com o tempo, o volume de arquivos será tão grande que, sem um sistema, será difícil encontrar de forma rápida e fácil aquele documento específico. E, no final das contas, o intuito da organização é otimizar o trabalho, não é?

Além disso, outros benefícios são:

• melhor visualização dos documentos;
• possibilidade de personalização na organização de dados;
• acesso aos documentos de qualquer lugar;
• praticidade na rotina de trabalho;
• maior segurança no armazenamento de dados importantes.

Confira agora o que é necessário e como organizar documentos no meio digital!

Organização de documentos: 9 dicas para tornar o ambiente de trabalho ágil e ordenado

Antes de começar a criar diversas pastas, é necessário parar e pensar qual a melhor forma de organizar seus documentos de acordo com as atividades realizadas na empresa.

Será por clientes? Por processos? É melhor deixar na nuvem ou ter uma rede de computadores conectados?

Para ajudar a responder a essas perguntas, confira as nossas dicas de como organizar documentos digitais!

1# Armazene os documentos em nuvem

Existem duas formas de compartilhar documentos de forma digital: por meio de uma rede de computadores conectados ou por plataformas virtuais, conhecidas como armazenamento em nuvem.

Entre as duas, a segunda oferece mais vantagens. Por estar na nuvem, é possível acessar os documentos de qualquer dispositivo, além de poupar espaço no computador.

As plataformas mais conhecidas e utilizadas são o Google Drive e o Dropbox. Ambas têm versões gratuitas e pagas.

2# Indexe os arquivos

A indexação de arquivos é superimportante quando falamos em gestão e organização de documentos digitais.

É um sistema que organiza arquivos por índices, como se fosse uma catalogação. Com ele, apenas digitando as primeiras letras do arquivo é possível encontrá-lo na barra de busca em segundos.

Sem isso, seria necessário procurar os documentos em pasta por pasta e perder produtividade no trabalho.

3# Restrinja o acesso a documentos privados

Assim como no meio físico, a restrição a documentos privados é um ponto importante a ser pensado nesse processo.

Primeiro, pelo conteúdo; segundo, por segurança.

Para evitar que acidentes aconteçam, como edição ou exclusão de algum documento importante, pense quais arquivos são necessários apenas para a gestão e coloque todos em uma pasta de acesso restrito.

4# Crie uma estrutura para pastas

Esta é a parte mais estratégica da organização de documentos (e também mais importante!).

Antes de começar a criar diversas pastas, pense de forma lógica qual é a estrutura mais fácil para encontrar esses arquivos.

É como um organograma: pastas principais, depois subpastas e dentro dessas ainda outras.

Empresas de serviços, por exemplo, preferem ter pastas principais com clientes e subpastas com processos.

Caso seja um negócio de educação, as suas pastas principais podem ser os cursos oferecidos e as subpastas, seus processos.

Se a sua empresa lida diretamente com pessoas físicas, uma opção melhor é ter as pastas principais por setores, como “financeiro”, “marketing”, “serviços oferecidos”, “clientes” etc.

Para facilitar, você pode fazer esse desenho em um papel. 

 

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5# Elabore um sistema de nomeação de arquivos padronizado

Outro ponto importante na organização de documentos digitais é a nomeação de cada arquivo.

Pode parecer irrelevante, mas padronizar o título do arquivo vai evitar que você abra documento por documento para saber seu conteúdo.

Essa padronização, assim como a estrutura, dependerá do seu tipo de negócio e os códigos que o seu nicho utiliza.

O que deve ser evitado são diversos arquivos como “rascunho” ou “versão final”, causando confusão, bem como títulos muito genéricos.

6# Realize backups com frequência

O backup também é conhecido como “cópia de segurança” e, como o nome diz, é um “plano B” caso os arquivos originais sejam perdidos de alguma forma, como pane no sistema ou exclusão.

Esses backups podem ser guardados em HD externo ou armazenamento em nuvens. O ideal é fazer pelos dois meios, assim a segurança é redobrada.

7# Faça limpezas mensais

Não é porque o meio é digital que não existem arquivos desnecessários. Pode ser que, na pressa, arquivos sejam criados para ser usados momentaneamente. 

Para evitar volume de informação desnecessário, mensalmente, dedique um tempo para averiguar quais documentos não são importantes para a empresa e podem ser excluídos. Também aproveite o momento para reorganizar pastas e pôr aquele arquivo solto no seu devido lugar.

Mas, atenção: antes de excluir qualquer arquivo, pergunte à pessoa que o criou se ele é realmente desnecessário.

8# Não exclua arquivos antigos

Ainda falando sobre arquivos, pode parecer desperdício de espaço ter uma pasta referente ao ano retrasado, certo? Contudo, existem documentos que podem ser muito importantes no futuro, e nem sempre é possível prever qual.

Por isso, prefira guardar todos esses documentos.

Para evitar pastas acumuladas e tornar o espaço visual mais limpo, uma ideia é criar uma pasta com o ano daqueles documentos e pôr ali todas as subpastas referentes a ele.

Por exemplo: se você é uma empresa de finanças e trabalha com a emissão de notas fiscais, crie uma pasta com o título “Emissão de notas 2019”; dentro dela, uma subpasta com o nome de cada cliente; e dentro destas, outras com os meses.

Uma facilidade da organização de documentos digitais é que em questão de segundos uma pasta com todas as suas subpastas pode ser deslocada para outro lugar.

9# Tenha a ajuda de um software para organização e otimização de arquivos

A tecnologia tem sido cada vez mais um benefício para empresas. Ferramentas de automação e softwares feitos para otimizar o trabalho representam um diferencial competitivo no mercado.

Por isso, se você precisa de maior dinamismo, sistemas de organização inteligentes e possibilidades de análise de números mais efetivas, cogite a possibilidade de softwares de otimização.

O Ábaris é uma solução tecnológica que oferece melhoria no fluxo de trabalho, com indicadores de tempo, gestão de documentos, geração de dados analíticos e automação de processos digitais.

Se você está procurando maior dinamicidade e organização de documentos digitais, somos a sua melhor opção! Entre em contato conosco para mais informações.

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