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Gestão de processos: o que é, importância e etapas para aplicar

Por Redator
gestão de processos organizacionais

A gestão de processos é capaz de diminuir consideravelmente os custos de uma empresa quando feita de maneira eficaz, além de gerar maior produtividade. 

Por isso, os gestores de empresas que lidam com muitos documentos e processos precisam entender de que maneira aperfeiçoar a gestão para o bom funcionamento do negócio, já que o gerenciamento permite obter informações importantes que irão guiar a tomada de decisões estratégicas para a sua organização.

Neste artigo, explicaremos o que significa gestão de processos e quais são as etapas para que seja posta em prática. Também detalharemos as razões que levam as empresas a investir na melhoria da gestão e as vantagens de que podem desfrutar com esse aperfeiçoamento. 

Por fim, também daremos dicas para os primeiros passos da implementação da gestão de processos no seu negócio. Boa leitura!  

O que é gestão de processos? 

Antes de conceituar o que é gestão de processos, é importante entender o que é um processo. Essa expressão é utilizada para nomear um conjunto de tarefas ligadas entre si. 

Desse modo, um processo abrange a transformação de uma entrada em uma saída. Um exemplo do processo na linha de produção industrial é a transição da matéria-prima até se tornar um produto.   

O conceito de gestão de processos admite a ideia de interação entre setores diferentes de uma empresa, que devem funcionar de forma afinada para o desempenho do negócio. Por isso, essa técnica envolve distinguir, documentar, delinear, medir, fiscalizar e acompanhar todos os processos de uma organização. 

O gerenciamento inclui todos os processos existentes em uma empresa, sejam automatizados ou não. Com isso, os negócios podem obter soluções mais consistentes e em conformidade com o planejamento estratégico. 

Por que a gestão de processos é essencial em todas as empresas?

A gestão de processos organizacionais proporciona a compreensão da totalidade do seu negócio por meio da visão do sistema de “engrenagens”. Desse modo, é possível definir melhor todas as etapas que envolvem as atividades da sua organização e como entregar a solução mais adequada aos seus clientes.

Uma boa administração de processos ainda permite que você tenha maior rapidez na tomada de decisão, com base nas informações adquiridas no mapeamento. Essa análise ainda pode fazer com que a sua empresa encontre desperdícios e elimine gastos desnecessários.Outro ponto positivo do gerenciamento de processos é a otimização do tempo das tarefas da sua organização, que pode ser conquistada com a eliminação de gargalos encontrados na sua empresa. Portanto, a gestão adequada ainda pode aumentar a qualidade do serviço ou do produto vendido pelo seu negócio e melhorar a satisfação da clientela.

Etapas da gestão de processos 

A fim de pôr a gestão de processos em prática na sua empresa e usufruir de todas essas vantagens, você pode seguir seis fases que detalharemos a seguir: planejamento, modelagem, simulação, execução, monitoramento e melhorias. 

Planejamento

A primeira fase se trata do planejamento do conjunto de ações que estão relacionadas ao processo. Neste ponto, é importante definir bem qual é o objetivo final do processo e de que maneira está ligado à tática de crescimento da sua organização.  

Modelagem

Depois do planejamento, você deve partir para a fase de modelagem. Este tópico abrange o traçado dos fluxos de trabalho e ainda como o processo que está em andamento será posto em prática. 

Simulação

Após a conclusão desses dois estágios, o gestor pode seguir para o terceiro ponto. Nesta etapa, as tarefas que foram determinadas passarão por testes para a avaliação dos resultados. 

Com isso, é possível perceber de que forma o que foi planejado realmente funciona. É nesta fase em que deve ocorrer a compreensão das questões que podem ser aperfeiçoadas no processo. 

Execução

A finalização da parte da simulação permite a quarta etapa, que é a execução. É neste ponto em que são feitos ajustes para adequar o processo, que já pode ser posto em prática. 

Monitoramento

O monitoramento é a etapa em que são colhidas informações de acordo com métricas previamente definidas. Também é neste momento em que o gestor pode entender se os objetivos da empresa foram conquistados. 

Melhorias

É importante destacar que a avaliação do processo não é uma etapa que deve ser concluída uma única vez. O processo deve continuar sendo acompanhado e questionado, para passar por novas modelagens. 

Primeiros passos: como começar a implementar a gestão de processos na sua empresa 

Agora que você já compreendeu de que maneira a gestão de processos pode aumentar consideravelmente a produtividade do seu negócio, saiba que é importante, antes de implementar a gestão, ter um bom conhecimento do processo. 

Ainda é necessário que as atividades envolvidas no processo estejam alinhadas aos valores da sua empresa. As mudanças que podem acontecer devem executar papéis estratégicos junto à sua organização e se ajustar conforme a missão que foi definida. 

Também é necessário destacar a importância do acompanhamento dos processos por meio de métricas e de indicadores. A avaliação com base em dados permite que o aperfeiçoamento dos processos seja feito com fundamentos e não somente com a intuição das pessoas. 

Outro ponto que ajuda bastante os gestores é contar com o auxílio da tecnologia. Adotar ferramentas de automação de processos pode ajudar bastante nas atividades operacionais de uma organização. O uso de recursos tecnológicos possibilita a economia de tempo para avaliar estratégias que podem guiar a tomada de decisões no seu negócio. 

Até a próxima!

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