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Automação Cases

Automação de processos fiscais em uma das maiores produtoras de aço da América Latina

Por Laís Silva

Automação de processos é fundamental no mundo da transformação digital. Isso não é diferente para documentos fiscais. Leia o case de sucesso:

Sobre o cliente:

Uma das maiores produtoras de aço da América Latina, com mais de 15 mil empregados e capacidade de produção superior a 11 milhões de toneladas de aço por ano, necessitava de uma solução que concentrasse os seus mais de 20 tipos de documentos fiscais estruturados e não estruturados, que geram fluxos por todo a empresa. Além disso, a solução deveria aprimorar o nível do serviço, reduzindo custos operacionais e minimizando riscos, como a falta de controle dos processos e o não cumprimento das regras de segurança.

Desafios enfrentados pela organização

  • Divisão de documentos;
  • Controle de versão, incluindo o acesso a documentos que não foram atualizados;
  • Notas eletrônicas;
  • Distribuição de documentos através de e-mail e impressão;
  • Integração com as soluções SAP;
  • Gestão de grandes volumes de papel;
  • Eliminar documentação repetitiva;
  • Acesso remoto.

De acordo com a consultoria realizada pela Stoque, 80% de toda a documentação gerada nos processos da empresa não estava armazenada nos bancos de dados.

A solução para automação de processos

A solução Ábaris foi implementada para atingir o objetivo e solucionar os desafios enfrentados pela empresa. E como resultado, garantiu a automação de processos e possibilitou a criação de soluções para atender as necessidades particulares da empresa de aço, com 150.000 faturas mensais capturadas, verificadas e indexadas.

Ações tomadas

Em primeiro lugar, a ação tomada consistiu no treinamento dos colaboradores sobre as funcionalidades da solução Ábaris Fiscal. Posteriormente, as ações foram tomadas de forma gradual. Enquanto isso, foram feitas as adequações necessárias para o perfeito funcionamento dos processos fiscais.

Posteriormente, foi criado o centro de documentos digitais, um amplo programa de ECM corporativo, composto de política padrão, solução de software e solução de hardware, com o objetivo de suprir toda a necessidade da empresa referente ao processamento fiscal.

Como resultado, hoje os colaboradores acessam o Ábaris Fiscal usando o cliente web do Ábaris, que suporta acesso seguro através de um navegador padrão. Portanto, eliminou a necessidade de instalar o software em várias máquinas, tornando mais fácil a implementação e administração fiscal em um ambiente distribuído.

17 resultados da automação de processos na produtora de aço

  1. Rápida disponibilização das notas fiscais para o setor de pagamentos.
  2. Eliminação dos custos com pagamento de juros e multas por atraso.
  3. Eliminação de documentos físicos.
  4. Redução do tempo gasto na busca de documentos e informações.
  5. Redução do tempo médio de pagamento.
  6. Agilidade dos processos fiscais.
  7. Eliminação de erros associados com processos manuais.
  8. Integração com soluções SAP.
  9. Melhor acesso dos auditores.
  10. Possibilidade de obter descontos por antecipação de pagamentos.
  11. Otimização da gestão da informação.
  12. Maior controle e monitoramento no processamento fiscal.
  13. Notificação automática de solicitações incompletas.
  14. Possibilidade de aprimoramento contínuo em toda a empresa.
  15. Maior eficiência operacional: foco em atividades-chave.
  16. Controle com precisão do imposto e contribuições pagos pela empresa.
  17. Redução do custo total do processo.

O projeto desenvolvido pela Stoque abrange o processo de digitalização de notas fiscais diferentes localidades, com automatização das etapas críticas que exigem velocidade para que as fases que envolvem o processamento fiscal ocorram em tempo hábil e eficiente.

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