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Automatização de processos financeiros: saiba como fazer e aprimore sua gestão

Por Redator
automatização do setor financeiro

Para tornar os negócios mais competitivos e alcançar melhores resultados reduzindo custos, a automatização de processos financeiros é um passo muito importante. Essa estratégia de gestão precisa ser bem planejada e contar com investimento tecnológico adequado.

Para quem busca implementar uma automatização de sucesso, elaboramos este artigo. Nele você irá encontrar:

  • a importância de investir em automatização;
  • o que levar em consideração no momento de escolher as ferramentas; e
  • como o Ábaris pode auxiliar no processo de automatização financeira da sua empresa de forma assertiva.

Saiba o que é a automatização do setor financeiro

Automatização do setor financeiro é a inovação tecnológica para auxiliar na execução de processos internos do setor. Com isso, a automatização busca a redução de tarefas manuais, a redução de falhas humanas e, principalmente, a redução de gastos.

Com a automatização de processos financeiros é possível também direcionar os colaboradores para funções mais estratégicas, pois a tecnologia irá cuidar de toda a parte operacional.

A automatização é uma estratégia extremamente eficiente quando bem planejada e quando a tecnologia é pensada nas necessidades específicas da empresa. Assim, é possível alcançar diversos benefícios, por exemplo:

  • redução de custos no setor financeiro a longo prazo;
  • gestão de dados em tempo real;
  • aumento da produtividade das equipes;
  • eliminação de processos operacionais manuais;
  • melhoria na comunicação entre os times;
  • aperfeiçoamento do controle financeiro; e
  • diminuição na ocorrência de falhas e perdas por processos manuais.

Qual a importância de investir em automatização de processos financeiros?

Muitas empresas atuam com diversos processos, como emissão de notas fiscais, reembolso para colaboradores, compra e aluguel de material e maquinário, entre outras funções financeiras e administrativas.

Em uma empresa de pequeno porte, é possível que uma ou duas pessoas consigam, de certa forma, dar conta da demanda no dia a dia. Mas, ao passo que a empresa cresce, é necessário investir em automatização, pois a capacidade de administração humana fica limitada e o risco de cálculos e gastos equivocados é real.

Por isso, o investimento em automatização de processos financeiros é essencial para empresas que estão em expansão ou que simplesmente querem atuar em um cenário tecnológico e se manter competitivas no mercado em que atuam.

O que levar em consideração na hora de escolher uma ferramenta para automatização de processos financeiros

No momento de investir em automatização de processos financeiros é importante considerar quais objetivos devem ser alcançados e buscar as melhores tecnologias e softwares que atendam às necessidades.

Durante a escolha, observe se a plataforma é compatível com outras ferramentas de gestão que sua empresa já utiliza, para que a integração seja completa e eficiente. A integração de sistemas do setor financeiro e do comercial (CRM, por exemplo) permite que os lançamentos de notas e valores sejam atualizados em tempo real, organizando e reduzindo os erros contábeis devido a informações desatualizadas. 

Observe se a sua empresa dispõe de tempo suficiente para aguardar a transição antes de contratar o serviço. Além disso, busque por uma empresa que ofereça um suporte integral e treinamento da sua equipe.

É ideal que a ferramenta escolhida seja adaptada às suas necessidades enquanto gestor financeiro e que atue de forma assertiva em relação aos seus objetivos. Para a equipe, a ferramenta precisa ser ágil, intuitiva e com tecnologia baseada em inteligência e dados.

Melhorias de processos financeiros: saiba como investir em tecnologia e aprimore sua gestão

Após escolher a ferramenta que melhor atende às suas necessidades, é importante planejar como será feita a automatização. Separamos alguns tópicos importantes que irão ajudar durante o processo. Acompanhe!

Mapeie as necessidades

A parte inicial de uma automatização bem-sucedida é o mapeamento de quais processos financeiros serão automatizados. Alguns desses processos são:

  • faturamento: configurar o envio automático de notas fiscais e boletos bancários em datas preestabelecidas;
  • reajuste de contratos: possibilidade de atualizar e ajustar os contratos vigentes de forma digital;
  • registro de boleto: agilidade na emissão, no armazenamento e no envio dos arquivos;
  • cobrança: envio de forma automática a clientes nas primeiras semanas de atraso. Isso evita que as contas perdurem e ultrapassem 90 dias, o que ajuda a manter o índice de inadimplência estabilizado; e
  • relatórios: a emissão de diferentes relatórios automaticamente permite que as equipes sejam atualizadas periodicamente sobre os resultados do negócio, possibilitando a configuração de determinado tipo de balanço para gestores específicos.

É interessante criar um relatório com todos os processos que serão automatizados e compartilhar esse documento com os demais gestores. Assim, as equipes poderão trabalhar em conjunto nas melhorias e também na sugestão de inovações.

Atue no ambiente digital

Após mapear as necessidades e listar todos os processos que devem ser automatizados, é hora de buscar a atuação no campo digital. A mudança dos processos analógicos para um ambiente digital é imprescindível para a automatização. 

Dessa maneira, os recursos manuais tornam a gestão financeira cada vez mais lenta e com mais riscos de erros, por isso é importante que sejam abandonados durante o processo.

Quando acontece a digitalização dos processos financeiros, torna-se mais fácil o uso de ferramentas e softwares que auxiliam na gestão de forma eficiente, segura e integrada.

Integre as áreas com automação

A automatização de processos financeiros só é válida quando o sistema escolhido é capaz de integrar todas as demais áreas da empresa. O investimento tecnológico precisa ser assertivo e colaborar para o crescimento estratégico da empresa como um todo.

Para que isso aconteça, os dados fornecidos pelo time comercial devem ser atualizados instantaneamente na plataforma financeira, assim como os demais processos que envolvam o departamento.

Por meio da automatização integrada, esses dados servirão como suporte para a gestão estratégica de cada área, fortalecendo o processo de inovação e de crescimento da empresa como um todo.

Avalie o processo constantemente

É importante que o desenvolvimento da automatização de processos financeiros seja constantemente avaliado. Assim é possível assegurar que a tecnologia aplicada está atuando de maneira útil para a empresa e identificar possíveis alterações na própria plataforma.

Conheça o Ábaris: automação financeira e gestão integrada

Vimos aqui que o investimento em automatização de processos financeiros, além de ser uma estratégia assertiva para o crescimento da empresa, promove melhorias internas consideráveis.

O Ábaris é uma solução tecnológica comprometida com a experiência do cliente. Dessa forma, a plataforma é pensada para facilitar a interação com o usuário, bem como seu uso intuitivo para todas as pessoas.

Alinhando as expectativas do mercado com as necessidades específicas do seu setor de recursos humanos, o Ábaris busca atender perfeitamente a essas questões. Veja algumas de suas vantagens:

  • gestão de processos financeiros com geração de indicadores em tempo real;
  • gestão digital da informação com total segurança;
  • captura de documentos multicanal com extração automática dos dados; e
  • ferramenta de certificação e assinatura digital.

Dessa forma, e com uma ferramenta competente, a automatização dos processos financeiros agrega valores importantes e desempenha um diferencial competitivo da sua empresa no mercado. 

Se ficou com alguma dúvida sobre automatização de processos financeiros ou quer entender mais sobre nossas soluções, fale com um de nossos consultores.


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