Workflow ajuda a reduzir custos e aumenta produtividade: saiba mais

Você pode até não saber o que é workflow, mas com certeza já deve ter visto essa metodologia sendo posta em prática.

A tradução dessa expressão em inglês é “fluxo de trabalho”. O termo compreende todas as etapas que constituem uma atividade, da primeira tarefa até o resultado.

Neste artigo, você entenderá melhor como esse sistema pode ser executado, quais são as vantagens da execução, como efetivar o fluxo de trabalho e as ferramentas que podem auxiliar esse sistema. Por fim, vamos mostrar por que não aplicar esse método pode causar implicações ao seu negócio.

Confira!

O que é workflow?

Para entender melhor, considere que o workflow é um processo formado por estágios interdependentes. 

Por exemplo, em uma loja, esse conceito envolve fases como o pedido de um produto feito por um cliente, a emissão de nota fiscal e a entrega.

O fluxo de trabalho pode estar presente em várias fases e setores de um mesmo negócio. Se o processo for bem executado nas diferentes etapas e atividades, pode organizar desde a rotina administrativa até as atividades de pós-venda de uma empresa. 

O workflow é uma técnica ligada ao conceito de Business Process Management (BPM), termo em inglês que pode ser traduzido como Gerenciamento de Processos de Negócio.

O BPM é, conforme o glossário do Gartner Group, “um conjunto de disciplinas combinadas com tecnologias que aprimoram a capacidade de uma pessoa ou sistema de fazer mudanças apropriadas e oportunas para responder às necessidades implícitas e explícitas do processo”.

O fluxo de trabalho é direcionado para delinear as atividades organizacionais. Já o BPM é mais abrangente e está voltado para a gestão de um negócio. Com isso, é possível ter vários workflows que fazem parte de um BPM.

Como o workflow funciona no ambiente de trabalho?

A adoção do workflow em uma empresa proporciona a melhoria da gestão de processos e atividades.

Isso acontece porque o sistema apresenta uma estrutura que permite enxergar todas as etapas de um processo. É possível ter uma compreensão integral do desenvolvimento do trabalho, a partir das atividades iniciais, passando pelas que estão em andamento e chegando aos resultados. 

Com esse sistema, fica visível o que está ou não funcionando bem em um projeto. Também é perceptível como uma etapa evoluiu ou como ainda pode melhorar. Sendo assim, o workflow possibilita tomar decisões mais adequadas às necessidades de uma empresa e impulsionar a eficiência das atividades que são executadas pelos colaboradores.

Em resumo, possibilita ter uma visão geral do que se tem feito, ao mesmo tempo em que você consegue acompanhar também os detalhes de cada atividade da cadeia de trabalho.

Quais são as vantagens do sistema workflow?

Fluidez

A implementação do fluxo de trabalho propicia determinar o que cada integrante de um projeto deve fazer para executar uma atividade. O workflow ainda proporciona a integração entre os participantes, o que melhora o desenvolvimento das etapas do processo. 

Isso acontecerá porque as passagens entre os estágios se tornarão mais naturais e bem definidas. A metodologia vai facilitar o andamento pelo caminho entre as fases distintas de um trabalho enquanto são executadas pelos colaboradores. Portanto, a rotina das tarefas se tornará mais organizada e mais leve. 

Redução de erros e retrabalhos

Ao estabelecer o encadeamento das atividades de um projeto, o workflow possibilita o controle de diferentes fatores e condições.

É possível determinar o que será executado, por qual integrante de uma equipe, como será feito e em que momento. A delimitação dessas circunstâncias reduz as chances de falhas da realização das atividades.

Também fica visível no sistema quais tarefas são desnecessárias, que podem ser retiradas do processo e estão roubando tempo da sua equipe. Além disso, é possível evitar que uma mesma tarefa seja feita mais de uma vez por outro colaborador, por exemplo. 

Flexibilidade

Uma das principais vantagens do workflow é a possibilidade de adaptação a qualquer momento. É indicado reavaliar as etapas do processo e estudar se ainda são adequadas aos objetivos fundamentais de uma empresa.

Assim, é possível mudar todo o andamento do projeto a fim de melhorar o resultado do processo.

Redução de custos

A diminuição de desperdícios, a melhoria da comunicação e o progresso da eficiência das etapas proporcionará também a redução de custos. A queda nos gastos ocorrerá não somente em atividades que impliquem diretamente em despesas, mas também acontecerá devido à otimização do tempo e do esforço, que também influenciam nos custos para a empresa.

Quais são as consequências da ausência do workflow?

Se você já preparou um bolo, sabe que os ingredientes precisam ser colocados em uma ordem, para só então ser batidos durante um determinado tempo. Se os ovos forem colocados depois de a mistura ser batida, o resultado não será o esperado.

Dessa forma, se uma empresa não adotar um fluxo de trabalho adequado, pode aumentar a chance de erros na trajetória das atividades, o que reduz a eficiência e põe em risco a entrega do produto ao cliente. 

Como implementar o sistema workflow?

Antes de adotar uma ferramenta para implementar o workflow, é preciso conhecer bem quais são as necessidades de sua empresa. É preciso identificar todos os passos necessários para uma equipe executar certa tarefa e quais os objetivos do seu negócio. Para isso, o primeiro passo é mapear o processo. É importante selecionar qual setor você irá desenhar e conversar com as pessoas que estão envolvidas nas atividades. A partir disso, você pode escolher quais são as ferramentas de workflow mais adequadas à sua empresa.

Quais ferramentas podem auxiliar o workflow?

Agora que você já tem em mãos todas as informações necessárias para desenhar o fluxo de trabalho da sua empresa, você poderá selecionar a estratégia que será capaz de acelerar a eficiência na entrega de resultado no seu negócio. Conheça algumas ferramentas que podem ajudar a implementar o workflow.

Trello

O Trello é uma plataforma de planejamento que permite trabalhar com quadros, listas e cartões. A ferramenta propõe organizar e priorizar os projetos de maneira flexível. É possível ver quais são as tarefas a fazer, as que estão em andamento e as que foram incluídas. Também é permitido acrescentar prazos para a finalização de atividades e integrar toda a equipe.

Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento de dados em nuvem, ou seja, que está disponível para ser conectado de qualquer lugar, por diferentes dispositivos. Por meio dessa ferramenta, é possível acessar, armazenar e compartilhar arquivos. Os documentos ainda podem ficar disponíveis para colaboração por todos os integrantes de uma equipe.

CRMs

CRM é uma sigla em inglês que significa Customer Relationship Management, e sua tradução é Gestão de Relacionamento com o Cliente. Os CRMs são softwares que podem gerenciar a relação com o cliente do seu negócio. Alguns exemplos são o CRM da Salesforce e do Pipedrive. O objetivo da ferramenta é automatizar e organizar processos, para aumentar a satisfação e fidelização do cliente. 

E então, o que você está esperando para desenhar o workflow do seu negócio?

Quer saber mais sobre digitalização e automação de processos de negócio?

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